Должностной регламент является обязательным документом для каждого государственного гражданского служащего и необходим, в частности, для проведения аттестации. При его составлении следует использовать типовой должностной регламент в качестве основы, адаптируя его с учетом административного регламента государственного органа и положения о структурном подразделении. Утверждение подготовленного документа осуществляется представителем нанимателя.
При разработке должностного регламента необходимо руководствоваться следующими источниками:
Примерный (типовой) должностной регламент, утверждаемый соответствующим органом по управлению государственной службой или самим государственным органом (для федеральных служащих).
Форма должностного регламента, применяемая в Единой информационной системе по кадрам.
Административный регламент (или иной нормативный правовой акт) государственного органа, определяющий перечень государственных услуг и видов деятельности, оказываемых или осуществляемых по запросам граждан и организаций.
Рекомендации Минздравсоцразвития России по разработке должностных регламентов федеральных государственных гражданских служащих (применяются в части, не противоречащей законодательству).
Инструкция по профессиональному взаимодействию гражданских служащих, рекомендованная Минтрудом России.
Рекомендации о составе квалификационных требований компьютерной грамотности, необходимых для исполнения должностных обязанностей федеральными государственными гражданскими служащими, утвержденные Минтрудом России.
Должностной регламент гражданского служащего должен содержать следующие разделы:
Общие положения, включающие наименование должности в соответствии с реестром, непосредственную подчиненность, порядок назначения и освобождения, наличие подчиненных структурных подразделений и служащих (для руководителей), порядок замещения во время отсутствия и возможность совмещения должностей.
Квалификационные требования для замещения должности гражданской службы, охватывающие уровень профессионального образования, стаж гражданской службы или работы по специальности, профессиональный уровень и специальность/направление подготовки.
Должностные обязанности, включающие общие обязанности, установленные законодательством, и специфические обязанности, функции, по которым служащий принимает решения или обеспечивает их выполнение, а также цели, которые необходимо достичь.
Вопросы, которые гражданский служащий может решать самостоятельно, с указанием документов, которые он вправе принимать (акты, заключения, доклады и т.д.).
Вопросы, в решении которых гражданский служащий принимает участие, в том числе при подготовке проектов нормативных правовых актов и управленческих решений.
Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения, согласования и принятия решений, определяемые инструкцией по делопроизводству, административным регламентом и иными актами государственного органа.
Порядок служебного взаимодействия гражданского служащего с иными государственными органами, гражданами и организациями, основанный на требованиях к служебному поведению.
Государственные услуги (виды деятельности), которые оказывает гражданский служащий, с детальным перечнем или указанием об их отсутствии.
Показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности, по которым будет определяться результативность работы служащего.
Привлечение руководителя подразделения к составлению документа является важным, особенно для разделов, касающихся должностных обязанностей и самостоятельного принятия решений.
Перед утверждением должностного регламента рекомендуется согласовать его с юридическим подразделением и руководителем подразделения, а также с курирующим заместителем при наличии. Утверждение осуществляется представителем нанимателя в соответствии с установленными правилами или приказом.
Гражданский служащий должен быть ознакомлен с должностным регламентом под подпись, для чего оформляется отдельный лист ознакомления, являющийся неотъемлемой частью документа.
Внесение изменений в должностной регламент возможно при изменении условий профессиональной служебной деятельности, с письменного согласия служащего, поскольку регламент является условием служебного контракта. О служебном контракте необходимо уведомлять письменно не позднее чем за два месяца до введения изменений. В случае отказа служащего от изменений, он может быть уволен в соответствии с законодательством. При изменении штатного расписания и введении новой должности со схожими обязанностями, условия служебного контракта по инициативе представителя нанимателя не изменяются. Отказ от предложенной новой должности не является основанием для увольнения по соответствующему пункту законодательства. При изменении организационно-штатной структуры применяются правила, предусмотренные для случаев сокращения должностей государственной службы.