При поступлении на государственную гражданскую службу с гражданином заключается служебный контракт, который может быть как на неопределенный срок, так и срочным. В контракте обязательно должны быть отражены все существенные условия, такие как наименование должности, подразделения, место прохождения службы и размер должностного оклада. Отсутствие в контракте какого-либо предусмотренного законодательством условия может повлечь дисциплинарную ответственность для кадрового работника. Дополнительные условия, не ухудшающие положение служащего по сравнению с законодательством, могут быть включены по соглашению сторон. Контракт подлежит завизированию в установленном порядке и подписанию руководителем государственного органа.
Для поступления на государственную гражданскую службу гражданин должен соответствовать ряду требований, установленных законодательством. К ним относятся наличие гражданства Российской Федерации, достижение 18-летнего возраста, владение государственным языком Российской Федерации и соответствие квалификационным требованиям. Существуют также ограничения, препятствующие поступлению на службу, например, наличие заболевания, подтвержденного медицинским заключением, или непредставление необходимых сведений.
Служебный контракт представляет собой соглашение между представителем нанимателя и гражданином, поступающим на службу, либо уже состоящим на ней. Он заключается на основе акта о назначении на должность, который издается в соответствии с решением конкурсной комиссии при поступлении по конкурсу. Для заключения контрактов с отдельными категориями лиц может потребоваться решение Президента или Правительства Российской Федерации. Перед подписанием контракта гражданского служащего необходимо ознакомить со служебным распорядком и иными нормативными актами, касающимися исполнения должностных обязанностей. Контракт вступает в силу с момента его подписания, если иное не предусмотрено законодательством или самим контрактом.
При заключении служебного контракта необходимо запросить у кандидата ряд документов, включая заявление о поступлении на службу, анкету установленной формы, паспорт, трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, документы воинского учета (для военнообязанных), документ об образовании и квалификации, сведения о доходах, имуществе и имущественных обязательствах, а также заключение медицинского учреждения об отсутствии противопоказаний к службе. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы.
Журнал регистрации служебных контрактов не имеет унифицированной формы и его содержание определяется внутренними правилами кадрового делопроизводства государственного органа. Как правило, в журнал вносятся данные о служащем и реквизиты контракта.
Срочный служебный контракт заключается в случаях, когда установление отношений на неопределенный срок невозможно в силу категории должности или условий прохождения службы. Типичные случаи заключения срочного контракта включают замещение должности на период отсутствия основного работника, прием на службу гражданина после целевого обучения, а также продление службы гражданских служащих, достигших предельного возраста пребывания на службе, но не более чем до 70 лет. На территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей действуют особые правила заключения срочных контрактов, в том числе с гражданами, не полностью соответствующими квалификационным требованиям, и с лицами, достигшими 65 лет.
Содержание служебного контракта включает дату и место его заключения, сведения о сторонах контракта, наименование правового акта, определяющего полномочия представителя нанимателя, а также фамилию, имя и отчество служащего и сведения о его документе, удостоверяющем личность. Полная примерная форма служебного контракта утверждена соответствующим Указом Президента Российской Федерации.
К существенным условиям служебного контракта относятся: наименование должности, структурного подразделения и места прохождения службы; дата начала исполнения обязанностей и срок действия контракта; права, обязанности и ответственность сторон, предусмотренные законодательством и должностным регламентом; условия оплаты труда, включая должностной оклад, надбавки и иные выплаты; режим служебного времени и времени отдыха; виды и условия медицинского и иного страхования; условия профессиональной служебной деятельности, компенсации и льготы; виды и условия социального страхования; включение должности в перечень должностей, по которым предусматривается ротация; условия испытания (при наличии); обязанность по неразглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну; обязанность проходить службу после целевого обучения; а также иные условия, не ухудшающие положение служащего.
В служебный контракт могут быть включены причины приема на службу по срочному контракту и ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. При этом от служащего нельзя требовать исполнения обязанностей, не предусмотренных его регламентом.
Изменение условий служебного контракта возможно только по письменному соглашению сторон путем оформления дополнительного соглашения, которое является неотъемлемой частью контракта.
Порядок визирования и подписания служебного контракта определяется внутренними инструкциями государственного органа. Как правило, контракт сначала визируется руководителями кадровой службы и структурного подразделения, а затем подписывается руководителем государственного органа. После подписания служащим и проставления печати, один экземпляр контракта передается служащему, а второй хранится в его личном деле.