Положение о совете директоров рекомендуется составлять в простой письменной форме и утверждать на заседании (заочном голосовании) общего собрания участников общества. Целесообразно включить в него положения, детализирующие правила, предусмотренные уставом, или отсутствующие в нем. Положение может содержать информацию о составе, порядке формирования, деятельности совета директоров, принятии им решений, а также о компетенции совета и его председателя. Важно, чтобы положение соответствовало уставу общества; при наличии противоречий приоритет имеет устав (п. 5 ст. 52 ГК РФ).
Составление положения о совете директоров не является обязательным, поскольку информация о его деятельности может быть включена в устав (п. 2 ст. 12, п. 2 ст. 32 Закона об ООО). Однако наличие этого документа упрощает внесение изменений в порядок деятельности совета директоров, так как такие изменения не требуют государственной регистрации, в отличие от изменений устава. В уставе достаточно указать общие сведения о совете директоров и порядке его деятельности, а остальные сведения можно отразить в положении.
Участники общества свободны в выборе регулирования деятельности совета директоров и составлении положения. Необходимо учитывать, что основные сведения о совете директоров должны содержаться в уставе общества, включая информацию (п. п. 2, 2.1 ст. 32 Закона об ООО) о:
составе совета директоров;
компетенции совета директоров и его председателя;
порядке образования и деятельности совета директоров, а также о порядке прекращения полномочий его членов.
Законодательство не устанавливает детальных требований к содержанию этих сведений в уставе. Рекомендуется не детализировать сведения о совете директоров в учредительном документе, а предусмотреть подробные правила функционирования этого органа в положении.
При составлении положения о совете директоров рекомендуется ориентироваться на нормы, регулирующие деятельность совета директоров в АО, в частности ст. ст. 66 - 68 Закона об АО и разд. II Кодекса корпоративного управления. Для совета директоров ООО детальное нормативное регулирование не предусмотрено, однако задачи этого органа, независимо от организационно-правовой формы, одинаковы – контроль за деятельностью исполнительных органов. В положении следует определить:
количество членов совета директоров. Ограничений по количеству нет, но, поскольку орган коллегиальный, необходимо как минимум два члена (п. 4 ст. 65.3 ГК РФ). Рекомендуется нечетное количество членов для предотвращения тупиковых ситуаций при голосовании. В случае четного количества, следует предоставить председателю право решающего голоса;
состав совета директоров. В совет директоров могут входить любые физические лица (в том числе участники ООО), кроме членов ревизионной комиссии (ревизора) общества (п. 6 ст. 32 Закона об ООО). Также совет директоров (наблюдательный совет) не может более чем на 1/4 состоять из членов коллегиального исполнительного органа и лиц, осуществляющих полномочия единоличного исполнительного органа общества. Эти лица не могут занимать должность председателя совета директоров (п. 2 ст. 32 Закона об ООО). Можно предусмотреть профессиональные требования к членам совета директоров;
вопросы, которые будет решать совет директоров;
порядок формирования совета директоров (избрания его членов);
порядок избрания председателя совета директоров и вопросы его деятельности;
порядок прекращения полномочий членов совета директоров. Рекомендуется предусмотреть прекращение полномочий:
по истечении срока, на который они избраны. Срок определяется уставом общества (п. 2 ст. 32 Закона об ООО). Например, можно включить положение о переизбрании членов совета директоров на срок до следующего годового общего собрания участников;
в случае добровольного сложения полномочий;
в иных случаях, когда член совета директоров не может осуществлять свои полномочия, в том числе в случае избрания его членом ревизионной комиссии общества;
порядок проведения заседаний (заочных голосований) совета директоров для принятия решений.
Содержание положения о совете директоров не должно противоречить уставу общества. При наличии противоречий применяются положения устава (п. 5 ст. 52 ГК РФ).
Утверждение положения о совете директоров осуществляется на заседании (заочном голосовании) общего собрания участников ООО, поскольку именно участники юридического лица вправе утверждать внутренние документы, регулирующие корпоративные отношения (п. 5 ст. 52 ГК РФ). Положение п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО, согласно которому вопрос утверждения внутренних документов общества может быть передан совету директоров, считается неприменимым, так как эта норма не была приведена в соответствие с ГК РФ в редакции Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ (п. 4 ст. 3 Федерального закона от 05.05.2014 N 99-ФЗ).
Для утверждения положения о совете директоров необходимо:
подготовиться к проведению заседания (заочного голосования) общего собрания участников в соответствии с требованиями законодательства и устава общества;
провести заседание (заочное голосование) общего собрания и принять решение по вопросу утверждения положения о совете директоров. Решение принимается большинством голосов от общего числа голосов участников ООО, если большее количество голосов не предусмотрено уставом общества (п. 7 ст. 37 Закона об ООО);
оформить решение в виде протокола с учетом требований, установленных ст. 38.2 Закона об ООО.
Факт принятия решения на заседании и состав участников, присутствовавших при его принятии, нужно подтвердить путем нотариального удостоверения. Иной способ может быть предусмотрен уставом общества или нотариально удостоверенным решением общего собрания участников, принятым единогласно (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ, п. 2 Обзора, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019). Требование о нотариальном удостоверении решения общего собрания участников об ином способе подтверждения применяется только при рассмотрении споров, связанных с оспариванием решений общих собраний участников, принятых после 25.12.2019 (Определение Верховного Суда РФ от 30.12.2019 N 306-ЭС19-25147 по делу N А72-7041/2018). Вместе с тем ФНП отмечает, что такое решение должно быть удостоверено нотариусом или подтверждено иным способом в порядке, установленном уставом (п. 1 Письма от 15.01.2020 N 121/03-16-3).