Для защиты информации при заключении договора необходимо предусмотреть условия о конфиденциальности либо непосредственно в договоре, либо в дополнительном соглашении к нему, либо в отдельном соглашении о конфиденциальности. Возможно заключение такого соглашения и на этапе переговоров.
При согласовании условий важно четко определить перечень сведений, подлежащих защите, порядок их передачи и использования, меры защиты и последствия разглашения. Срок действия соглашения о конфиденциальности не привязан к сроку основного договора и может быть установлен на длительный период.
Правовая природа соглашения о конфиденциальности.
Соглашение о конфиденциальности не является именованным договором в Гражданском кодексе РФ и относится к категории непоименованных договоров. К таким договорам применяются общие положения об обязательствах и договорах, содержащиеся в разделе III ГК РФ, если они не содержат признаков смешанного договора. В определенных случаях могут применяться правила об аналогии закона (п. п. 2, 3 ст. 421 ГК РФ).
Составление соглашения о конфиденциальности между юридическими лицами.
Соглашение должно быть составлено в письменной форме (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Содержание соглашения законом не регламентируется, однако необходимо четко определить его предмет. Существенные условия, такие как ответственность и порядок передачи информации, должны быть согласованы, иначе соглашение может быть признано незаключенным (п. 1 ст. 432 ГК РФ).
Предмет соглашения.
Предметом соглашения следует считать согласованным, если указан максимально подробный перечень конфиденциальных сведений, возможно со ссылкой на документы, определяющие коммерческую тайну. Чем детальнее описание, тем проще будет доказать необходимость защиты информации.
Порядок передачи и использования конфиденциальной информации.
Необходимо прописать порядок взаимодействия сторон при передаче и работе с информацией. Это включает в себя способ передачи (например, на бумажном носителе уполномоченным лицом, в зашифрованном виде по защищенным каналам связи), порядок фиксации факта передачи (например, актом приема-передачи), перечень лиц, уполномоченных передавать и иметь доступ к информации, и порядок использования информации, включая меры защиты (например, хранение в сейфе, ведение журнала учета, запрет копирования и выноса документов).
Срок действия соглашения о конфиденциальности.
Закон не устанавливает обязательного срока действия соглашения. Стороны могут установить любой срок или не определять его вовсе. Возможно установление срока действия соглашения, превышающего срок действия основного договора, что обеспечит защиту информации и после прекращения договорных отношений. Срок действия может быть определен календарной датой, периодом времени или событием (ст. 190 ГК РФ). Важно предусмотреть последствия окончания срока действия соглашения, чтобы избежать разногласий.
Ответственность сторон за разглашение конфиденциальной информации.
По общему правилу, сторона, разгласившая информацию, обязана возместить убытки (ст. ст. 15, 1472 ГК РФ). Для упрощения взыскания убытков можно предусмотреть санкции в договоре, например, неустойку (п. 1 ст. 330 ГК РФ). Необходимо четко определить нарушения, за которые начисляется неустойка, и ее размер.
Включение условия о конфиденциальности в договор.
Условия о конфиденциальности, аналогичные тем, что содержатся в отдельном соглашении, могут быть включены в основной договор или в дополнительное соглашение к нему. При составлении договора рекомендуется выделить отдельный раздел, посвященный конфиденциальности. Если договор уже заключен, необходимо подписать дополнительное соглашение. Условие о конфиденциальности также может быть включено в соглашение о порядке ведения переговоров (п. 5 ст. 434.1 ГК РФ).