Для взыскания задолженности по договору аренды необходимо составить письменную претензию, содержащую следующие элементы:
Описание обстоятельств, являющихся основанием для требований: факт заключения договора аренды, передачи имущества арендатору и неисполнение обязательств по внесению арендной платы и/или коммунальных платежей.
Расчет суммы задолженности.
Четко сформулированные требования со ссылками на соответствующие положения договора и нормы законодательства, а также установленный срок для их исполнения.
Приложенные документы, подтверждающие изложенные обстоятельства.
При составлении претензии следует руководствоваться общими правилами, применяемыми к претензиям по другим видам договоров. Особые требования к претензиям по договорам аренды законом не установлены, однако, если такие требования предусмотрены договором, необходимо их соблюдать.
Описательная часть претензии должна включать:
Сведения о заключении договора аренды: название, номер, дата заключения, а также существенные условия, такие как:
Объект аренды, размер арендной платы и порядок ее внесения.
Порядок возмещения арендатором расходов на коммунальные услуги (если это предусмотрено договором).
Условия о неустойке (если она предусмотрена договором).
Обязательно укажите пункты договора (и приложений к нему), на которые вы ссылаетесь.
Подтверждение факта передачи имущества арендатору: ссылка на акт приема-передачи или иной документ, подтверждающий факт и дату передачи.
Информация о невнесении арендной платы и/или коммунальных платежей: указание периодов просрочки и сумм задолженности.
Требования к арендатору должны быть сформулированы четко и конкретно, с указанием желаемых действий (например, уплата задолженности по арендной плате) и срока для их выполнения. При установлении срока следует учитывать сроки, предусмотренные договором для ответа на претензию. Необходимо указать, что в случае неисполнения требований в установленный срок, арендодатель обратится в суд.
Размер требований должен быть точно рассчитан и представлен в претензии. Расчет должен включать:
Сумму основного долга по арендной плате и/или коммунальным платежам.
Сумму санкций: неустойку (если предусмотрена договором) и/или проценты на сумму долга в соответствии со ст. 395 ГК РФ. Проценты начисляются по умолчанию, если договором не установлена неустойка, за исключением случаев, когда иное предусмотрено законом или договором.
При расчете суммы задолженности необходимо учитывать, включена ли стоимость коммунальных услуг в арендную плату или возмещается отдельно. Если включена, то задолженность по коммунальным платежам рассчитывается в составе долга по арендной плате. Если возмещается отдельно, то долг по арендной плате и задолженность по коммунальным платежам рассчитываются раздельно. Если договор не предусматривает возмещение коммунальных платежей, рассчитывается только долг по арендной плате.
К претензии рекомендуется приложить следующие документы:
Копию договора аренды.
Копию акта приема-передачи объекта аренды.
Неоплаченные счета.
Документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию (решение/протокол о назначении/избрании руководителя, доверенность).
При наличии актов сверки расчетов, подтверждающих задолженность, их копии также следует приложить к претензии. Если арендатор частично вносил арендную плату, можно приложить выписку из банковского счета, подтверждающую это.
Важно учитывать, что закон или договор могут устанавливать перечень документов и сведений, которые необходимо направить ответчику вместе с претензией. Несоблюдение этих требований может привести к признанию досудебного порядка урегулирования спора несоблюденным. Однако, если из представленных документов можно установить существо и размер требований, досудебный порядок может быть признан соблюденным, даже если не все необходимые документы были представлены.
Если на момент обращения в суд не истек установленный срок досудебного урегулирования спора и нет ответа на претензию, суд возвратит иск.
Претензия считается направленной надлежащим образом, если она отправлена:
По адресу, указанному в договоре (рекомендуется направлять заказным или ценным письмом с описью вложения).
По адресу электронной почты, через социальные сети или мессенджеры, если такой порядок установлен нормативными правовыми актами, явно и недвусмысленно предусмотрен в договоре, либо является обычной деловой практикой сторон.
Если исковые требования вытекают из деятельности филиала (представительства) арендатора, претензию следует направлять по адресу этого филиала (представительства). Сведения о филиалах и представительствах содержатся в ЕГРЮЛ.