Протокол общего собрания участников общества (включая заочное голосование) по вопросу распределения чистой прибыли ООО должен быть составлен в письменной форме, в том числе с использованием электронных или иных технических средств (п. 3 ст. 38.2 Закона об ООО). Обязательные сведения, подлежащие включению в протокол (п. 2 ст. 38.2 Закона об ООО):

Дата и время проведения заседания. При совмещении с заочным голосованием – дата окончания приема бюллетеней. При заочном голосовании – дата окончания приема бюллетеней.

Место проведения заседания или указание на проведение заседания с дистанционным участием без определения места.

Общее количество голосов участников общества.

Количество голосов участников, участвовавших в заседании (заочном голосовании), и количество голосов по каждому вопросу повестки дня.

Повестка дня.

Основные положения выступлений по вопросам повестки дня (при проведении заседания).

Результаты голосования по каждому вопросу повестки дня и принятые решения, а также вопросы, не ставившиеся на голосование.

Рекомендуется отразить в результатах голосования о распределении чистой прибыли:

Период, за который распределяется чистая прибыль (квартал, полугодие, год).

Сведения о чистой прибыли ООО за период ее распределения.

Суммы чистой прибыли, подлежащие распределению в качестве дивидендов.

Остатки денежных средств после распределения (при наличии), в том числе направляемые на развитие общества, покрытие займов и т.п.

Лица, в чью пользу производится распределение, их реквизиты и срок выплаты. Срок выплаты определяется уставом или решением, но не может превышать 60 дней с момента принятия решения (п. 3 ст. 28 Закона об ООО). При отсутствии срока в уставе, он указывается в решении или равен 60 дням.

Сведения о лицах, проводивших подсчет голосов.

Сведения о лице, подписавшем протокол.

Пример формулировки решения о нераспределении прибыли:

"По вопросу повестки дня выступил директор общества Сергеев Александр Александрович, предложил распределить чистую прибыль за I квартал 2025 г. в размере 6 000 000 (шесть миллионов) руб. путем направления ее на выплату дивидендов участникам ООО в размере 6 000 000 (шесть миллионов) руб. в срок до 31.05.2025.

Голосовали: "за" - 0, "против" - 100%, "воздержался" - 0.

Решение: не принято.

Постановили: Не распределять чистую прибыль общества, полученную за I квартал 2025 г., в размере 6 000 000 (шесть миллионов) руб."

Протокол подписывается председательствующим на заседании, а при заочном голосовании – лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества. Уставом ООО может быть предусмотрен иной порядок подписания. Документ, составленный с использованием электронных или иных технических средств, подписывается УКЭП соответствующего лица (п. п. 1, 3 ст. 38.2 Закона об ООО).

Необходимо подтвердить факт принятия решения и состав участников в порядке, установленном уставом или решением общего собрания, принятым единогласно. При отсутствии такого порядка это делает нотариус (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Решения общего собрания, в отношении которых применяется альтернативный способ подтверждения, должны быть нотариально удостоверены. Данное требование применяется к решениям, принятым после 25.12.2019 (п. 2 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019), Определение Верховного Суда РФ от 30.12.2019 N 306-ЭС19-25147 по делу N А72-7041/2018). Решение должно быть удостоверено нотариусом или подтверждено иным способом в порядке, установленном уставом (Письмо ФНП от 15.01.2020 N 121/03-16-3).