Спецификация к договору поставки представляет собой документ, в котором стороны детально описывают поставляемые товары. Ее составление может быть обязательным в зависимости от условий договора. Как правило, спецификация оформляется, когда это прямо предусмотрено договором поставки, или когда объем и разнообразие поставляемых товаров требуют отдельного перечня для удобства.

Подписание спецификации также позволяет заключить отдельную сделку на основе рамочного договора поставки. В спецификации необходимо точно указывать наименование товара, его отличительные признаки и количество по каждой позиции. Документ должен быть подписан руководителями или уполномоченными представителями сторон.

Спецификация к договору поставки является двусторонним документом, содержащим перечень поставляемых товаров с указанием их наименования, количества, сорта, марки и других характеристик. При необходимости могут быть указаны качественные характеристики и цена товара. Часто в спецификацию выносятся условия, которые неудобно детализировать непосредственно в договоре, например, при большом ассортименте товаров. Обычно в спецификации указываются товары, поставляемые одной партией.

Необходимость составления спецификации определяется условиями договора поставки. Она требуется в следующих случаях:

прямое указание в договоре на ее составление.

несогласованность или недостаточная конкретизация условий о наименовании и/или количестве товара в договоре. Например, если в договоре указан общий вид товара (например, офисная мебель), но не определены его категории (столы, шкафы) и модели, спецификация необходима для уточнения предмета договора. Отсутствие такого документа или аналогичного может привести к признанию договора поставки незаключенным согласно Гражданскому кодексу РФ.

неопределенность или неполное определение ассортимента товара. Если договор предусматривает поставку товара в ассортименте, но конкретные размеры или их количество не указаны, спецификация или иной подобный документ необходим для согласования ассортимента. Без этого покупатель не сможет требовать передачи товара в определенном ассортименте или отказаться от него, ссылаясь на несоответствие ожиданиям. Поставщик вправе самостоятельно определить ассортимент, исходя из потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора.

заключение рамочного договора поставки, когда необходимо согласовать условия конкретной поставки, оставшиеся открытыми в рамочном договоре. Например, при поставке сувенирной продукции, когда покупатель выбирает товары из каталога, стороны могут согласовать поставку путем подписания спецификации. Без согласования наименования и количества товара конкретная сделка не будет считаться заключенной.

Поскольку спецификация часто содержит существенные условия договора поставки, она должна быть составлена в простой письменной форме и подписана сторонами, по одному экземпляру для каждой стороны. Форма спецификации может быть произвольной, если иное не предусмотрено договором. Если форма спецификации утверждена как приложение к договору, необходимо ее использовать.

При составлении спецификации следует указать:

дату и место составления (необязательно, если спецификация является приложением к договору).

номер спецификации (при необходимости).

реквизиты договора поставки.

наименования сторон, Ф.И.О. и должности лиц, подписывающих спецификацию, или данные о доверенности.

подробный перечень поставляемых товаров по каждой позиции.

количество товара по каждой позиции в соответствующих единицах измерения.

цену за единицу товара, сумму по позиции и общую стоимость товара (при необходимости).

дополнительные условия, касающиеся текущей поставки (например, способ доставки, если он определяется для каждой партии отдельно).

Подписание спецификации уполномоченными лицами имеет особое значение, особенно когда она используется для согласования существенных условий договора, чтобы избежать проблем с подписанием неуполномоченным лицом.

Для каждой товарной позиции в спецификации рекомендуется максимально полное описание, позволяющее однозначно идентифицировать продукцию. Это включает:

наименование товара (вид, категория), возможно с использованием каталогов или классификаторов.

товарный знак, модель, артикул.

технические характеристики и другие отличительные признаки (материал, размер, цвет, мощность и т.п.).

При большом количестве товарных позиций удобно представлять эту информацию в виде таблицы.