Согласование предмета договора и размера арендной платы является обязательным условием договора аренды нежилого помещения. Срок действия договора определяет необходимость его государственной регистрации: если срок составляет один год или более, регистрация обязательна.
Необходимо зафиксировать состояние помещения на момент передачи арендатору, указав все недостатки, и определить требуемое состояние объекта при его возврате.
Следует согласовать порядок предоставления и возврата помещения, порядок его использования и распределение расходов на содержание. Если предусмотрен обеспечительный платеж, условия о нем должны быть включены в договор.
Существенными условиями договора аренды нежилого помещения являются условия о предмете договора, размере арендной платы, а также иные условия, указанные в правовом акте как существенные или необходимые, или по которым должно быть достигнуто соглашение сторон.
Несогласование существенных условий может привести к признанию договора незаключенным. Однако сторона, подтвердившая действие договора (например, принявшая исполнение), не вправе ссылаться на его незаключенность.
Законом или соглашением сторон могут быть установлены случаи, когда договор в письменной форме должен быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение такой формы влечет негативные последствия, в частности, недействительность договора аренды здания или сооружения. Хотя Гражданским кодексом РФ не установлены требования к форме договора аренды нежилого помещения, учитывая связь помещения со зданием, данное требование может распространяться и на него.
Для описания предмета договора необходимо индивидуализировать нежилое помещение, обеспечив его однозначную идентификацию.
Важно указать, что помещение передается за плату и во временное владение и пользование или только в пользование. Отсутствие этих указаний может привести к признанию договора договором другого вида.
Если помещение является самостоятельным объектом недвижимости, сведения для его индивидуализации можно найти на сайте Росреестра, в том числе в выписке из ЕГРН.
Необходимо указать кадастровый номер, адрес, площадь, назначение, этаж и обозначение помещения.
Для помещения, не являющегося самостоятельным объектом недвижимости, необходимо указать индивидуальные характеристики здания и помещения, описать местоположение и площадь помещения, а также подготовить графическое изображение (схему, план).
Размер арендной платы может быть установлен в твердой величине за всю площадь помещения или за единицу площади. Арендная плата не может состоять только из оплаты коммунальных услуг, так как это будет безвозмездный договор.
Переменная часть арендной платы рассчитывается в соответствии с условиями договора, например, в размере процента от выручки арендатора.
Рекомендуется предусмотреть обязанность арендатора по предоставлению отчетности для расчета или проверки переменной части арендной платы.
При составлении долгосрочного договора рекомендуется согласовать условие об изменении размера арендной платы. Изменение платы возможно не чаще одного раза в год, а автоматическое изменение может происходить чаще, в зависимости от механизма расчета, предусмотренного в договоре.
Часто стороны заключают договор аренды на 11 месяцев, чтобы избежать регистрации. По истечении этого срока действие договора возобновляется на неопределенный срок, но может быть досрочно прекращен любой стороной.
В договоре необходимо описать порядок предоставления и возврата помещения, согласовать его состояние, перечень передаваемого имущества и документов, а также документ, подтверждающий передачу помещения.
В интересах арендодателя следует описать все имеющиеся дефекты помещения, чтобы избежать ответственности за них.
Необходимо определить, в каком состоянии арендатор должен вернуть помещение.
Перечислите передаваемое вместе с помещением имущество: сети инженерно-технического обеспечения, ключи, оборудование и т.д.
Укажите перечень документов, относящихся к помещению и имуществу.
Если в договоре содержится спецификация, содержащая перечень и характеристики передаваемых объектов, она должна быть включена в договор в качестве приложения.
Укажите в договоре документ, подтверждающий передачу и возврат помещения (например, акт приема-передачи).
Максимально конкретизируйте условия пользования помещением, указав цель использования, порядок использования, возможность субаренды и установки рекламных вывесок.
Согласуйте в договоре, какая из сторон обязана производить капитальный и текущий ремонт, поддерживать помещение в исправном состоянии. Согласуйте возможность производства улучшений помещения арендатором.
Для обеспечения денежных обязательств арендатора можно предусмотреть условие об обеспечительном платеже, указав размер, срок внесения, условия зачета и порядок возврата.
Если срок аренды составляет год и более, договор подлежит государственной регистрации. Распределение расходов на регистрацию должно быть согласовано в договоре.
Предусмотрите ответственность сторон за нарушение условий договора, например, неустойку за просрочку оплаты аренды.
Обязательство арендодателя обеспечить сохранность имущества арендатора может быть предусмотрено в договоре.