Реестр закупок представляет собой документ, куда получатели бюджетных средств вносят информацию о закупках, осуществленных без формального заключения контракта. Чаще всего это касается закупок на сумму до 600 тысяч рублей, что и обусловило его неофициальное название – реестр закупок малого объема. Важно понимать, что данный реестр не является реестром заключенных контрактов.
На практике возникает вопрос о необходимости включения в реестр закупок не только тех, что проведены без контракта, но и тех, которые не подлежат включению в реестр контрактов. Единой позиции по данному вопросу нет. Однако для контролирующих органов первостепенное значение имеет сам факт наличия реестра закупок и полнота содержащейся в нем информации.
Форма реестра закупок не регламентирована законодательно, поэтому организации могут разработать ее самостоятельно. Главное условие – наличие в реестре всех необходимых сведений.
1. Субъекты, ответственные за ведение реестра закупок
Ведение реестра закупок возложено на получателей бюджетных средств, согласно пункту 1 статьи 73 Бюджетного кодекса Российской Федерации. К таким субъектам относятся:
государственные органы;
органы управления государственными внебюджетными фондами;
органы местного самоуправления;
органы местной администрации;
казенные учреждения, находящиеся в ведении распорядителя бюджетных средств.
Министерство финансов Российской Федерации придерживается мнения, что бюджетные учреждения не обязаны вести реестр закупок, поскольку они не поименованы в указанном перечне (Письмо от 19.09.2012 № 02-11-08/3805). Тем не менее, если организация осуществляет закупки за счет субсидий из бюджета без заключения контракта, рекомендуется вести такой реестр для предотвращения возможных спорных ситуаций.
2. Состав включаемых в реестр закупок
В реестр закупок обязательно вносятся сведения о закупках, произведенных "без заключения контракта" (пункт 1 статьи 73 БК РФ). Однако, согласно пункту 3 статьи 219 БК РФ и пункту 8 части 1 статьи 3 Закона № 44-ФЗ, получатель бюджетных средств осуществляет закупки исключительно путем заключения контракта. Это создает некоторую неопределенность в отношении того, какие именно закупки следует включать в реестр. Предполагается, что под закупками "без заключения контракта" понимаются сделки, не оформленные в виде единого документа, подписанного обеими сторонами.
Рекомендуется включать в данный реестр информацию о закупках по контрактам, которые не направляются в реестр контрактов (Письмо Минфина России от 05.05.2025 № 02-11-13/44905). Это необходимо для обеспечения полного учета всех закупок, финансируемых за счет бюджетных средств.
Практика показывает, что контролирующие органы в основном выявляют нарушения, связанные с отсутствием самого реестра закупок (пункт 1.8 Представления Счетной палаты РФ от 30.05.2017 № ПР 07-82/07-02) или неполнотой содержащихся в нем сведений (пункт 3 Представления Счетной палаты РФ от 31.05.2016 № ПР 02-119/07-02). В случае выявления нарушений органы финансового контроля могут выдать предписания, возбудить административное производство или передать материалы в правоохранительные органы при наличии признаков преступления (статья 270.2 БК РФ, Письмо Минфина России от 13.01.2020 № 02-09-09/637).
3. Порядок заполнения формы реестра закупок малого объема
Поскольку законодательство не устанавливает строгих требований к форме реестра закупок, организации вправе использовать любой удобный формат. Однако, согласно пункту 2 статьи 73 БК РФ, в реестре обязательно должны быть отражены следующие сведения:
краткое наименование предмета закупки;
наименование и местонахождение исполнителя закупки;
стоимость и дата совершения закупки.
Заполнение реестра может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде.