Заказчики и уполномоченные органы обязаны направлять сведения для включения в реестр контрактов в Казначейство России, которое формирует и ведет данный реестр. Перечень направляемых сведений зависит от совершаемых действий по контракту, таких как заключение, наступление гарантийного случая или предоставление информации о договорах с субподрядчиками из числа субъектов малого и среднего предпринимательства (СМП) или некоммерческих организаций (СОНКО). Сроки направления информации в единую информационную систему (ЕИС) установлены в зависимости от действия и состава документов по контракту. В случае выявления ошибок, данные подлежат исправлению заказчиком или органами контроля.
Регистрация государственного или муниципального контракта подразумевает направление заказчиком необходимых сведений в Казначейство России, которое после проверки формирует реестровую запись, включающую соответствующие документы и информацию (ч. 1, 3, 4 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, п. 2, пп. "д" п. 15 Правил ведения реестра контрактов).
Обязанность направления сведений в реестр контрактов возлагается на заказчика и уполномоченный орган, а также на юридические лица, осуществляющие закупки по ст. 15 Закона N 44-ФЗ, в части контроля в сфере закупок (п. 7 ч. 1 ст. 3, ч. 3 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, п. 3 Правил ведения реестра контрактов). К ним относятся государственные и муниципальные заказчики, бюджетные, государственные и муниципальные унитарные предприятия, а также автономные учреждения при осуществлении закупок за счет средств, выделенных на капитальные вложения в объекты государственной или муниципальной собственности.
Срок размещения контракта и состав направляемых сведений зависят от совершившегося факта. При заключении контракта в реестр включаются: информация о заказчике и поставщике (подрядчике, исполнителе), информация об источнике финансирования и способе закупки. Если контракт заключен с единственным поставщиком, необходимо указать соответствующий пункт ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ, являющийся основанием для закупки. Также указываются реквизиты документа, подтверждающего основание для заключения контракта (например, решение врачебной комиссии с обезличиванием персональных данных), дата и номер контракта, идентификационный код закупки (и идентификатор госконтракта при гособоронзаказе), информация об объекте закупки, цене контракта, сроке исполнения (включая этапы), обеспечении исполнения контракта и гарантийных обязательствах, а также объеме привлечения СМП и СОНКО (в процентах от цены контракта), если это предусмотрено ч. 6 ст. 30 Закона N 44-ФЗ (п. 10 Правил ведения реестра контрактов). При формировании и направлении сведений о заключении контракта необходимо учитывать положения пп. "а" - "и" п. 14 Правил ведения реестра контрактов.
Сведения о заключении контракта направляются в реестр не позднее пяти рабочих дней со дня заключения контракта или не позднее трех рабочих дней по итогам электронных процедур (пп. "а", "б" п. 15 Правил ведения реестра контрактов). При изменении контракта или информации, внесенной в реестр, необходимо включить в реестр соглашение об изменении контракта (в электронной форме) и информацию об изменении сведений, а также основания для внесения изменений в контракт (п. 12 Правил ведения реестра контрактов). Соглашение заключается с использованием ЕИС независимо от способа заключения контракта, за исключением случаев, предусмотренных ч. 1.7 ст. 95 Закона N 44-ФЗ. Сроки направления сведений об изменении контракта: не позднее пятого рабочего дня со дня доведения лимитов бюджетных обязательств (ЛБО) при изменении кодов бюджетной классификации (КБК); не позднее 1 февраля финансового года при изменении кодов видов расходов (КВР) или кодов классификации операций сектора государственного управления (КЦСР); не позднее трех рабочих дней со дня подписания соглашения об изменении контракта при использовании ЕИС (или пяти рабочих дней без использования ЕИС). Также необходимо направить информацию об уплате суммы возмещения ущерба, если он возник в результате изменения условий контракта, не позднее пяти рабочих дней со дня подписания документа или получения информации (пп. "а", абз. 3, 4 пп. "б" п. 15 Правил ведения реестра контрактов).
При отражении исполнения контракта (или его этапа) в реестре включается информация и документы о приемке товаров, работ, услуг (не позднее одного рабочего дня со дня подписания документа, при использовании ЕИС – в день подписания), об уплате аванса и оплате поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (информация формируется автоматически, за исключением случаев, когда контракт заключен без использования ЕИС, оплата осуществлена со счетов в кредитных организациях, или информация о заказчике не подлежит размещению на едином портале бюджетной системы РФ – в этих случаях информация и документы направляются не позднее пяти рабочих дней со дня подписания соответствующих документов), о договорах с соисполнителями и субподрядчиками из числа СМП и СОНКО (если это предусмотрено контрактом), а также о применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения условий контракта (п. 11 Правил ведения реестра контрактов). Информация об исполнении контракта (за исключением сведений о приемке и оплате) направляется в реестр не позднее пяти рабочих дней со дня подписания документов или получения информации от поставщика (подрядчика, исполнителя) (пп. "б" п. 15 Правил ведения реестра контрактов).
При расторжении, признании недействительным или прекращении контракта в реестр включается информация и документы о расторжении контракта (например, решение поставщика об одностороннем отказе от исполнения), о признании контракта недействительным, об уплате суммы возмещения ущерба, а также о прекращении контракта (например, при истечении срока действия или ликвидации поставщика) (п. 13 Правил ведения реестра контрактов). Сведения о расторжении (прекращении) контракта или признании его недействительным направляются в реестр не позднее трех рабочих дней со дня подписания соглашения о расторжении (при использовании ЕИС), не позднее пяти рабочих дней со дня расторжения контракта без использования ЕИС или вступления в силу решения суда, или не позднее трех рабочих дней со дня вступления в силу решения об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 3 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, пп. "а", "б" п. 15 Правил ведения реестра контрактов).
Банковные реквизиты поставщика (подрядчика, исполнителя) включаются в реестр контрактов, если заказчику открыт лицевой счет получателя бюджетных средств. При изменении реквизитов сведения об изменении вносятся в реестр в соответствии с пп. "б" п. 12 Правил ведения реестра контрактов.
Не подлежат включению в реестр контрактов сведения о контрактах, заключенных с единственным поставщиком по основаниям, указанным в п. 4 или 5 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ (за исключением случаев, предусмотренных ч. 12 ст. 93 Закона N 44-ФЗ), по техобслуживанию, эксплуатации, контролю зданий, сооружений, сохранению объектов культурного наследия, содержанию и ремонту общего имущества, услугам по снабжению ресурсами, охране, обращению с ТКО (если они оказываются другому лицу), а также закупками Росстата у физических лиц, библиотеками и образовательными организациями услуг по доступу к зарубежным базам данных, за счет средств на оперативно-разыскную деятельность (ч. 1 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, п. 6 Правил ведения реестра контрактов).
Информация и документы в реестр контрактов включаются путем направления сформированного и подписанного контракта, документа о приемке, решения об отказе от исполнения контракта и необходимой информации в Казначейство России с использованием ЕИС. Информация, сформированная с использованием ЕИС, формируется в реестре автоматически, иную информацию необходимо сформировать самостоятельно (п. 15 Правил ведения реестра контрактов). Сведения о контракте с единственным поставщиком вносятся в реестр в общем порядке, но при закупке по ряду оснований направление сведений в реестр не требуется. При этом контроль по ч. 5, 5.1 ст. 99 Закона N 44-ФЗ требуется только в отношении контракта с единственным поставщиком, заключаемого по определенным основаниям (п. 25 Правил N 1193). Сведения о контракте, заключенном с единственным поставщиком по п. 3 ч. 5 ст. 93 Закона N 44-ФЗ, вносятся в реестр в том же порядке, что и о контрактах, заключенных по результатам электронной процедуры, за исключением случаев, когда контракт заключается на основании определенных пунктов ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ (в этих случаях размещение в ЕИС возможно только с 1 июля 2026 г.) (ч. 14 ст. 93 Закона N 44-ФЗ, ч. 15 ст. 8 Закона N 360-ФЗ).
В случае получения уведомления об несоответствии информации Правилам ведения реестра контрактов необходимо внести изменения и повторно направить их в Казначейство России. После успешного прохождения проверок информация и документы направляются в орган контроля, который проводит дополнительные проверки. При выявлении несоответствий заказчик получает протокол и должен внести изменения в информацию и документы и повторно направить их на контроль не позднее третьего рабочего дня со дня получения протокола (п. 19 Правил ведения реестра контрактов). За нарушение порядка и сроков направления информации в реестр предусмотрена административная ответственность.