Внутренний контроль соблюдения трудового законодательства не регламентирован нормативно, однако его организация настоятельно рекомендуется. Целесообразно предусмотреть порядок проведения такого контроля, например, в приказе или положении о внутреннем контроле. Рекомендуется определить сроки проведения проверок, например, проверять документы за последние три года с последующим ежегодным контролем. Ответственным за проведение самоконтроля может быть назначено конкретное лицо или создана специальная служба. Для самоконтроля можно использовать проверочные листы Роструда или сервис "Электронный инспектор".
Обязательность проведения внутреннего контроля (самоконтроля) законодательством не установлена, но его организация позволит оценить соответствие требованиям трудового законодательства, выявить и устранить нарушения, что может снизить риск административной ответственности и помочь в корректном оформлении документов.
Порядок проведения самоконтроля не урегулирован, поэтому его можно организовать по своему усмотрению. Конкретный порядок рекомендуется закрепить в приказе или, при постоянном характере контроля, в положении о внутреннем контроле (самоконтроле), с учетом Методических рекомендаций из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ.
Срок проведения внутренней проверки не определен нормативно. Рекомендуется предусмотреть его в приказе или положении о внутреннем контроле. Например, можно поручить проверку документов за последние три года с последующим периодическим контролем (например, ежегодным). Для удобства можно составить график проверок по отделам, особенно в крупных компаниях, включив его в приказ об организации внутреннего контроля.
Приказ об организации внутренней проверки составляется в произвольной форме, но позволяет систематизировать мероприятия, назначить ответственных лиц. В приказе можно указать:
кто будет проводить внутренний контроль (ответственный работник с юридическим образованием и опытом кадровой работы или служба внутреннего контроля);
срок проведения самоконтроля;
способ проведения внутреннего контроля (проверочные листы Роструда, сервис "Электронный инспектор");
поручения ответственным лицам.
С приказом необходимо ознакомить всех, кому даны поручения.
Ответственного за внутреннюю проверку можно назначить из числа сотрудников (в том числе создать должность внутреннего контролера). Желательно, чтобы у него было высшее образование (юридическое или экономическое), опыт кадровой работы и хорошее знание трудового законодательства (Методические рекомендации из Письма Роструда от 07.03.2018 N 837-ТЗ). Также можно создать службу внутреннего контроля (с учетом рекомендаций Роструда в Письме от 07.03.2018 N 837-ТЗ).
Возложить обязанности ответственного за внутреннюю проверку можно, например, на менеджера по персоналу, прописав это в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Можно создать специальную должность внутреннего контролера, внеся изменения в штатное расписание. Рекомендуется получить от работника письменное обязательство о неразглашении персональных данных.
Создание службы внутренней проверки нормативно не регламентировано. Порядок можно предусмотреть в положении о внутренней проверке. Функции службы внутреннего контроля можно возложить, например, на отдел управления персоналом, юридический отдел. Рекомендуется прописать в положении задачи и функции службы, ориентируясь на рекомендации Роструда.
Положение о внутренней проверке составляется в произвольной форме. Рекомендуется предусмотреть следующие разделы:
общие положения (добровольный характер самоконтроля, цели, принципы);
об ответственном за внутренний контроль или о службе внутреннего контроля;
процедуры внутреннего контроля;
документальное оформление результатов внутреннего контроля.
Положение утверждается в обычном порядке и доводится до сведения работников под подпись.
При самопроверке можно использовать проверочные листы Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 N 20). Необходимо определить, какие листы нужны, отвечать на вопросы, используя варианты ответов: "да", "нет", "неприменимо".
Для проведения внутреннего контроля можно использовать сервис "Электронный инспектор" (https://онлайнинспекция.рф/inspector). Необходимо выбрать предмет проверки и вопрос, подготовить необходимые документы, ответить на вопросы онлайн. Сервис предоставит акт проверки с рекомендациями. Регистрация на сервисе не обязательна, но при регистрации информация будет доступна оператору сервиса. Не стоит полностью полагаться на результаты самоконтроля, полученные данным способом.
Перечень документов, оформляющих результаты внутренней проверки, не установлен. Можно определить их самостоятельно, например, в положении о внутренней проверке. Можно использовать форму "Сведений о результатах мероприятий внутреннего трудового контроля" или предусмотреть другие документы. Выявленные нарушения можно отразить в таблице, обязав приказом конкретных работников исправить их.
Нарушения, выявленные по итогам внутренней проверки, необходимо исправить (по возможности) безотлагательно. Исправлять нарушения можно по мере необходимости с учетом внутренних процессов в организации.