Для взыскания неустойки необходимо зафиксировать нарушение в акте или ином документе, рассчитать ее сумму и направить контрагенту требование об уплате и устранении нарушений. В случае отказа или отсутствия ответа, возможно обращение в арбитражный суд. Заказчик также вправе удержать неустойку из оплаты по договору или обеспечения исполнения, если это предусмотрено условиями договора.
При выявлении нарушений со стороны контрагента следует руководствоваться условиями договора. Если порядок действий не установлен договором или положением о закупке, рекомендуется зафиксировать нарушения фото- или видеоматериалами, а также составить акт, содержащий информацию о договоре, факте нарушений, дате их обнаружения и лицах, их зафиксировавших. Если факт нарушения уже отражен в других документах (например, в акте приема-передачи), дополнительная фиксация не требуется.
После фиксации нарушения необходимо рассчитать размер неустойки в соответствии с условиями договора и законом. Неустойка может быть в виде пени или штрафа. Если неустойка не предусмотрена договором или законом, возможно требование возмещения убытков.
Расчет пеней зависит от порядка их начисления, установленного договором: в виде процента от расчетной суммы или фиксированной суммы за единицу времени. При расчете учитывается период просрочки, начинающийся со следующего дня после даты исполнения обязательства. Расчет штрафа производится на основании условий договора, как правило, это конкретная денежная сумма или процент от цены договора.
Заказчик может удержать неустойку из суммы оплаты по договору или из обеспечения исполнения, если это предусмотрено договором. Для этого необходимо зафиксировать нарушение и действовать в соответствии с установленным порядком. При наличии банковской гарантии, требование об уплате неустойки направляется в банк-гарант.
Требование об уплате неустойки должно содержать реквизиты договора, суть нарушения, основания начисления неустойки, ее сумму, требование об исправлении нарушений (если возможно), срок исполнения требования, банковские реквизиты и последствия неисполнения. Требование подписывается лицом, имеющим соответствующие полномочия.
К требованию необходимо приложить документы, подтверждающие основания для начисления неустойки. Требование направляется контрагенту способом, установленным договором, либо иным способом, обеспечивающим доказательство его отправки и получения. При отсутствии указаний в договоре, рекомендуется отправлять требование с сохранением доказательств отправки (например, расписка в получении, чек об отправке).
В случае отказа или отсутствия ответа на требование, необходимо подать иск о взыскании неустойки в арбитражный суд не ранее чем через 30 дней после направления требования, если иные сроки не установлены договором. Исковое заявление составляется по общим правилам и должно содержать документы, подтверждающие правомерность взыскания неустойки.