Акт приема-передачи нежилого помещения составляется в произвольной форме, однако при наличии согласованной формы по договору аренды, следует использовать именно ее. Рекомендуется предварительно подготовить проект акта, предусматривающий место для фиксации данных, полученных при осмотре помещения, в частности, его фактического состояния. Важно подходить к составлению акта ответственно, поскольку его четкость и детализация могут повлиять на исход судебного разбирательства в случае возникновения споров.
Акт должен содержать информацию о передаче помещения и его детальное описание, а также перечень передаваемого имущества и документов. Необходимо указать реквизиты договора аренды.
Акт должен включать следующие сведения:
Реквизиты акта и договора аренды: дата составления акта (обычно совпадает с датой фактической передачи помещения, с которой начинается период пользования, подлежащий оплате арендатором), место составления, номер и дату договора аренды. Эти данные подтверждают, что акт относится к конкретному договору.
Сведения об арендаторе и арендодателе: наименование сторон, Ф.И.О. уполномоченных лиц, их должности, документы, подтверждающие полномочия. В конце акта указываются наименования, ОГРН, ИНН, адреса, банковские реквизиты сторон (по желанию).
Фиксация приема-передачи помещения: подтверждение передачи помещения арендодателем и приема арендатором, что соответствует исполнению обязанности арендодателя (ст. 606 ГК РФ, п. 1 ст. 655 ГК РФ). Необходимо зафиксировать факт осмотра и проверки помещения, имущества и документов арендатором.
Характеристики помещения: кадастровый номер, площадь, этаж, обозначение помещения на плане, наименование (при наличии), адрес здания. Данные сведения обычно содержатся в договоре, при необходимости их можно уточнить в выписке из ЕГРН и технической документации.
Состояние помещения: детальное описание состояния помещения, включая технические характеристики и степень износа конструктивных элементов (стен, потолка, пола, окон, дверей, перегородок), их материал, цвет, наличие повреждений. Рекомендуется приложить фотографии помещения и его элементов, указав это в акте. Также следует указать срок устранения выявленных недостатков, не оговоренных в договоре, или срок возмещения расходов на их устранение. Необходимо зафиксировать показания счетчиков на момент передачи.
Имущество, передаваемое с помещением: перечень передаваемого имущества с описанием его состояния и индивидуализирующих признаков (наименование, серийный номер, комплектация). Это поможет взыскать убытки в случае утраты или повреждения имущества.
Принадлежности: перечень принадлежностей, необходимых для полноценного использования помещения (сети инженерно-технического обеспечения, ключи, пропуска), с указанием их исправности.
Оборудование, мебель, иное имущество: перечень передаваемого оборудования и мебели с указанием наименования, количества, состояния и стоимости (для обоснования размера ущерба в случае утраты или повреждения).
Документы, передаваемые с помещением: наименование документов (эксплуатационные документы, поэтажный план, декларация пожарной безопасности и т.п.), форма передачи (оригинал, копия) и количество листов в каждом документе.