Для успешной передачи нежилого помещения в аренду необходимо соблюдение ряда этапов.
Заключение договора аренды является первым шагом. Важно учитывать, что аренда государственных и муниципальных нежилых помещений часто осуществляется на конкурсной основе, в соответствии с частью 1 статьи 17.1 Закона о защите конкуренции.
Организация вправе сдать нежилое помещение в аренду физическому лицу, не зарегистрированному в качестве индивидуального предпринимателя. Законодательство Российской Федерации (статья 606 Гражданского кодекса РФ) не устанавливает ограничений по субъектному составу договора аренды нежилого помещения. Таким образом, арендатором может выступать любое физическое лицо.
Передача помещения арендатору должна быть осуществлена в срок, установленный договором, или в разумный срок при его отсутствии. До момента передачи помещения арендодатель не имеет права требовать арендную плату. Арендатор, в свою очередь, вправе требовать передачи помещения и возмещения убытков, возникших из-за задержки. Также арендатор может потребовать расторжения договора и возмещения убытков, связанных с его неисполнением (пункт 3 статьи 611 Гражданского кодекса РФ, позиция ВАС РФ).
Помещение должно быть передано в состоянии, соответствующем условиям договора и его назначению. В случае обнаружения арендатором недостатков, препятствующих использованию помещения, он вправе предъявить к арендодателю различные требования, вплоть до расторжения договора. Арендодатель не несет ответственности за дефекты, оговоренные в договоре, или известные арендатору до передачи помещения, либо которые должны были быть обнаружены при осмотре. Например, отсутствие отделки или светильников, как правило, очевидно при визуальном осмотре.
Необходимо передать арендатору все принадлежности помещения (коммуникации, встроенное оборудование, ключи) и относящиеся к нему документы (поэтажный план, декларация пожарной безопасности, эксплуатационная документация на системы коммуникаций), если иное не предусмотрено договором. Непередача этих объектов может повлечь за собой требование арендатора о передаче их в дальнейшем, а также о расторжении договора и возмещении убытков (пункт 2 статьи 611 Гражданского кодекса РФ).
Передача помещения, документов и принадлежностей оформляется передаточным актом или иным документом. Хотя закон обязывает составлять акт при аренде зданий и сооружений, суды распространяют это требование и на аренду нежилых помещений. Подписание акта обеими сторонами подтверждает исполнение арендодателем обязанности по передаче помещения. Отказ от подписания акта на условиях, предусмотренных договором, рассматривается как отказ от исполнения обязанности (пункт 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ).
Если срок аренды составляет не менее одного года, договор подлежит государственной регистрации (пункт 2 статьи 651 Гражданского кодекса РФ). При этом, незарегистрированный договор сохраняет свою юридическую силу для сторон. Государственная регистрация необходима для информирования третьих лиц о долгосрочной аренде (пункт 3 статьи 433 Гражданского кодекса РФ, пункт 24 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации N 4 (2018), пункт 3 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 25.02.2014 N 165).