Законодательство устанавливает обязательный минимум информации, которая должна содержаться в документации о закупке. К этой информации относятся, например, сведения о начальной (максимальной) цене и предмете закупки, требования к участникам и их заявкам. Неотъемлемой частью документации являются также извещение о проведении закупки и проект договора. Ваше положение о закупке может предусматривать дополнительные требования к содержанию и форме документации, которые вы обязаны соблюдать.

Когда требуется документация о закупке:

Документация составляется при проведении всех видов конкурентных закупок, за исключением запроса котировок в электронной форме.

Для закупок у единственного поставщика документация не разрабатывается, если иное не установлено вашим положением о закупке (ч. 9 ст. 3.2, ст. 3.6 Закона N 223-ФЗ).

Какие сведения включать в документацию:

Включайте в документацию все обязательные сведения, предусмотренные ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ и вашим положением о закупке. Кроме того, положением о закупке могут быть предусмотрены и дополнительные сведения, которые можно включить в документацию по усмотрению заказчика. Рассмотрим подробнее обязательные и дополнительные сведения, которые включаются в документацию. Учтите, что извещение о проведении закупки является неотъемлемой частью документации, и сведения в этих документах должны соответствовать друг другу (ч. 8 ст. 4 Закона N 223-ФЗ).

Обязательные сведения:

Сведения, предусмотренные ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ, включите в документацию при проведении любой процедуры. За их отсутствие могут привлечь к административной ответственности по ч. 2 ст. 7.30.4 КоАП РФ.

Сведения о предмете закупки:

Опишите то, что собираетесь закупать, в соответствии с нормами вашего положения о закупке, учитывайте правила, установленные ч. 6.1 ст. 3, п. 1 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ, а также ч. 1 ст. 17 Закона о защите конкуренции.

В описании указывайте функциональные, технические, качественные, эксплуатационные характеристики и свойства объекта закупки, требования к безопасности, размерам, упаковке, отгрузке, результатам работы. При этом используйте требования, которые предусмотрены техрегламентами, ГОСТами и иными документами в области стандартизации. Если такие требования неприменимы, обоснуйте в свободной форме необходимость использования иных требований (п. 1 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ).

Если вы относитесь к числу организаций с госучастием, при описании предмета закупки не используйте для названных целей стандарты из специального Перечня (ст. 35 Закона о стандартизации, п. 1 Приказа Минпромторга России от 30.04.2025 N 2119).

Если указываете требование об остаточном сроке годности товара в документации о закупке по Закону N 223-ФЗ, формулируйте требования так, чтобы не ограничить возможное количество участников закупки. Например, нарушением п. 2 ч. 1 ст. 3 Закона N 223-ФЗ может признать требование об остаточном сроке годности, установленном в процентах от общего срока годности, либо иным образом поставленное в зависимость от общего срока годности данного товара (см. Решения Свердловского УФАС России от 19.11.2019 N 066/01/18.1-3849/2019, Московского УФАС России от 01.07.2019 по делу N 077/07/00-1564/2019).

Чтобы исключить претензии, рекомендуется определять остаточный срок годности периодом (например, в годах, месяцах, днях) либо датой. Такой вывод можно сделать из разъяснений ФАС России в отношении закупок лекарственных препаратов по Закону N 44-ФЗ. Полагаем, что такой подход можно применять и к товарам, закупаемым по Закону N 223-ФЗ.

По возможности откажитесь от указания на товарные знаки и знаки обслуживания, фирменные наименования, патенты, полезные модели, промышленные образцы. Не предъявляйте иных подобных требований, которые могут повлечь необоснованное ограничение количества участников. Исключением является ситуация, когда нет иного способа наиболее четко описать предмет закупки.

Укажите в документации "или эквивалент", если все же ссылаетесь на товарный знак. Вы можете не использовать указание на эквивалент только в следующих ситуациях:

иные товары будут несовместимы с уже используемыми вами товарами;

вы закупаете запчасти и расходные материалы в соответствии с технической документацией к машинам и оборудованию, которые уже используете;

вы проводите закупку в целях исполнения госконтракта;

это следует из условий международных договоров или договоров заказчика в целях исполнения обязательств по договорам с юридическими лицами, в том числе иностранными.

В остальных случаях за отсутствие указания на возможность поставки эквивалента могут привлечь к ответственности по ч. 3 ст. 7.30.4 КоАП РФ.

Требования к заявке на участие:

Установите исчерпывающие требования к содержанию заявки, к ее форме, оформлению и составу (п. 2 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ). Если вы проводите закупку среди СМСП и самозанятых, эти требования должны полностью соответствовать положениям ч. 19.3, 19.5 - 19.8 ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ.

При желании вы можете разработать формы и включить их в документацию - это поможет участникам и сэкономит вам время при рассмотрении однотипно оформленных документов.

Документация не может содержать условие о допуске к торгам участника, заявка которого не соответствует требованиям документации (например, если несоответствие не влияет на условия исполнения договора и не влечет рисков неисполнения обязательств по нему) (Решение ФАС России от 24.02.2022 N 223ФЗ-88/22).

Требования к описанию участниками их предложения:

Точно опишите, чего ждете в предложении подавшего заявку лица. Установите требования к описанию участником товара, работ, услуг, их количественных, качественных и иных характеристик (п. 3 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ).

Сведения об исполнении договора:

Установите в документации место, условия, сроки и, если нужно, периоды поставки товара, выполнения работы, оказания услуги (п. 4 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ).

Сведения о цене и расчетах:

Перед тем как составлять заявку, участники оценивают экономическую целесообразность участия в вашей закупке. Поэтому предоставьте полную информацию о цене и используемых расчетах (п. п. 5 - 7 ч. 10 ст. 4 Закона о закупках):

сведения о начальной (максимальной) цене договора. Если этого требует специфика вашей закупки, вы можете указать максимальное значение цены договора и с ней формулу цены либо цену единицы товара (работы, услуги);

обоснование начальной (максимальной) цены договора либо цены единицы товара, (работы, услуги) с учетом расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и иных обязательных платежей;

форму, сроки и порядок оплаты товара, работы, услуги, в том числе условия авансирования.

Порядок авансирования по договорам не регламентируется Законом N 223-ФЗ. При определении условий авансирования руководствуйтесь нормами своего положения о закупке и ГК РФ (ч. 1 ст. 2 Закона N 223-ФЗ).

Бюджетные и автономные учреждения при заключении договоров, предусматривающих авансовые платежи, должны соблюдать требования нормативных правовых актов РФ, ее субъектов, муниципальных правовых актов, регулирующих бюджетные правоотношения, для получателей средств соответствующего бюджета. Требование об ограничении размеров авансов распространяется на все договоры независимо от источника финансового обеспечения (ч. 16.1 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ, ч. 3.11-1 ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ, Письма Минфина России от 11.06.2025 N 02-02-10/57632, от 16.11.2022 N 02-11-14/111565, от 15.03.2018 N 09-01-09/16085).

Порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены (цены договора с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком)), цены единицы товара, работы, услуги, порядок определения максимального значения цены договора, формулы цены включите в положение о закупке. Последняя используется для расчета сумм, подлежащих уплате поставщику (исполнителю, подрядчику) в ходе исполнения договора (ч. 2 ст. 2 Закона N 223-ФЗ).

Сведения об организации закупки:

Укажите информацию, которая поможет участникам вовремя подготовить заявку и проследить за этапами процедуры (п. п. 8, 11, 12 ч. 10 ст. 4 Закона N 223-ФЗ):

порядок подачи заявки на участие. Такие сведения включают в себя способ и форму передачи, адрес и время приема заявок, пропускной режим и возможность получить расписку о подаче заявки;

дату начала, дату и время окончания срока подачи заявок на участие в закупке и ее этапах, если такие предусмотрены;

порядок предоставления разъяснений документации о закупке. Установите форму, порядок, дату и время окончания срока дачи разъяснений с учетом положений ч. 2 - 3 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ;

дату рассмотрения предложений участников закупки. Укажите, например, смогут ли желающие участники лично присутствовать при рассмотрении;

порядок и дату подведения итогов процедуры (этапов - если предусмотрены условиями закупки).

Если вы проводите конкурс в электронной форме среди СМСП и самозанятых, включающий дополнительные этапы, укажите в документации сроки проведения каждого из них (п. 3 ч. 5 ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ).

Требования к участникам закупки:

Определите их в соответствии с вашим положением о закупке. Предъявление к участникам закупки требований, не предусмотренных документацией, может стать основанием для подачи жалобы в ФАС России (п. 4 ч. 10 ст. 3 Закона N 223-ФЗ).

Полагаем, при закупках среди СМСП и самозанятых вы вправе установить только требование об отсутствии сведений в РНП и требования, соответствие которым участник обязан задекларировать или подтвердить документами согласно ч. 19.1 ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ.

Для некоторых закупок, определенных п. 10 ч. 10 ст. 4 Закона о закупках, помимо требований к участникам, установите также требования к субподрядчикам, соисполнителям и (или) изготовителям товара.

Всегда предусматривайте исчерпывающий перечень документов, которые предстоит предоставить участнику для подтверждения соответствия вашим требованиям.

Критерии и порядок оценки и сопоставления заявок:

Законом N 223-ФЗ критерии оценки заявок и порядок их применения не установлены. Укажите критерии, предусмотренные вашим положением о закупке, с помощью которых будете определять победителя. Подбирайте критерии в зависимости от способа закупки и специфики товара, работы, услуги - предмета закупки. Например, в аукционе или запросе котировок такой критерий только один - это предложенная участником цена, а в конкурсе и запросе предложений это может быть набор из стоимостных и нестоимостных критериев (ч. 16, 18, 20, 22 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ). Нестоимостные критерии могут учитывать, например, характеристики предмета закупки, квалификацию участников, их финансовое состояние и (или) наличие у них необходимых трудовых ресурсов. Рекомендуется предусмотреть величины значимости каждого критерия и порядок их расчета.

При установлении критериев и порядка оценки вы можете ориентироваться на Положение об оценке заявок, применяемое при закупках по Закону N 44-ФЗ (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.12.2021 N 2604).

При этом учтите, не допускается осуществлять оценку и сопоставление заявок на участие в закупке по критериям и в порядке, которые не указаны в документации о закупке. Кроме того, критерии и порядок оценки должны применяться в равной степени ко всем участникам закупки, к предлагаемым ими товарам, работам, услугам, к условиям исполнения договора (ч. 6 ст. 3 Закона N 223-ФЗ).

При этом вы можете установить оценочные критерии выбора поставщика (например, профессионализм), если они носят измеряемый характер и позволяют объективно оценить соответствие участников (см. Позицию ВС РФ). При количественной оценке сведений, предоставляемых участником, нужно установить взаимное соотношение между ними и количеством присваиваемых баллов (см. Позицию ВС РФ).

Дополнительные сведения:

Кроме перечисленных обязательных сведений, включите в документацию любую предусмотренную положением о закупке информацию, которая определит условия закупки или поможет составить заявку на участие, - дополнительные документы, обоснования, инструкции и т.д. Закон N 223-ФЗ, например, предусматривает для заказчика возможность установить в документации условие об обеспечении заявки на участие и об обеспечении исполнения договора или национальный режим в соответствии со ст. 3.1-4 Закона N 223-ФЗ.

Обеспечение заявки:

Вы можете установить обеспечение заявки на участие в закупке, только если начальная цена превышает пять миллионов рублей.

Для большинства закупок размер обеспечения не должен превысить 5% начальной (максимальной) цены договора.

Если проводите закупку только среди СМСП и самозанятых, не устанавливайте обеспечение заявок в размере больше 2% от начальной цены (ч. 27 ст. 3.2 Закона N 223-ФЗ, п. 23 Положения об особенностях участия СМСП в закупках).

Когда проводите конкурентную электронную закупку среди СМСП и самозанятых и устанавливаете требование обеспечить заявку, вместо банковской гарантии для такого обеспечения предусмотрите независимую. Она должна отвечать определенным требованиям. В частности, ее должен выдать гарант, указанный в ч. 1 ст. 45 Закона N 44-ФЗ (ч. 12, п. 1 ч. 14.1 ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ). Кроме того, независимая гарантия, обеспечивающая заявку на участие в такой закупке, должна быть включена в реестр. Для остальных закупок такого требования нет (Письмо Минфина России от 07.06.2024 N 24-01-10/52940).

Обеспечение исполнения договора:

Вы вправе предусмотреть в документации и проекте договора условие об обеспечении исполнения договора по итогам закупки. Порядок предоставления такого обеспечения законом не установлен. Поэтому опишите порядок в документации в строгом соответствии с вашим положением о закупке. Закон вас не ограничивает, вы можете предусмотреть требование о предоставлении обеспечения до заключения договора или в определенный срок после заключения.

Размер обеспечения исполнения договора регламентирован для закупок только среди СМСП и самозанятых (п. 25 Положения об участии СМСП в закупках):

не более 5% начальной цены, если договором не предусмотрена выплата аванса;

в размере аванса, если договором предусмотрена его выплата.

Способ, которым обеспечивается исполнение договора, и требование к такому обеспечению также регулируются только вашим положением о закупке и Гражданским кодексом РФ. Это может быть и обеспечительный платеж, и банковская гарантия, и другие способы обеспечения обязательств.

Когда проводите конкурентную электронную закупку среди СМСП и самозанятых и устанавливаете требование обеспечить исполнение договора, вместо банковской гарантии для такого обеспечения предусмотрите независимую. Она должна отвечать определенным требованиям. В частности, она должна быть выдана гарантом, указанным в ч. 1 ст. 45 Закона N 44-ФЗ (ч. 31, п. 1 ч. 14.1 ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ). Кроме того, независимая гарантия, обеспечивающая исполнение договора по итогам такой закупки, должна быть включена в реестр. Для остальных закупок такого требования нет (Письмо Минфина России от 07.06.2024 N 24-01-10/52940).

Порядок возврата обеспечения исполнения договора не регламентирован Законом N 223-ФЗ. Включите его в проект договора в соответствии с вашим положением о закупке. Если в положении такой порядок не установлен, предусмотрите его самостоятельно. Например, вы можете установить условие о том, что обеспечение, внесенное деньгами, возвращается вами на расчетный счет контрагента в течение пятнадцати рабочих дней после исполнения обеспеченных обязательств, а банковская гарантия не возвращается контрагенту, но взыскание по ней не производится. Если не предусмотрите порядок возврата обеспечения в договоре, то вам придется руководствоваться положениями ГК РФ. Например, если в качестве обеспечения исполнения внесен обеспечительный платеж, а условия о сроке его возврата не установлены в договоре, то по общему правилу вернуть его надо в семидневный срок со дня предъявления требования о его возврате (п. 2 ст. 314 ГК РФ).