Закрытый запрос котировок является одним из конкурентных методов выбора поставщика, подрядчика или исполнителя в соответствии с Законом № 223-ФЗ. Этот способ позволяет определить участника, соответствующего установленным требованиям и предложившего наименьшую стоимость договора. Для успешного проведения закупки заказчику необходимо четко определить требования к качеству и характеристикам закупаемых товаров, работ или услуг. Конкретные случаи проведения закрытого запроса котировок устанавливаются в положении о закупке заказчика.

Основные этапы проведения закрытого запроса котировок включают:

Подготовку и направление документов потенциальным участникам. К ним относятся приглашение к участию, извещение (рекомендуется для ясности, хотя и не всегда обязательно), документация о закупке и проект договора. Эти документы должны быть направлены не менее чем двум потенциальным участникам за пять рабочих дней до окончания срока подачи заявок. В документацию включается информация, предусмотренная Законом № 223-ФЗ и положением о закупке.

Составление необходимых протоколов и определение победителя. Победителем признается участник, предложивший наилучшие условия исполнения договора.

Заключение договора с победителем.

Важно отметить, что документы, составляемые в ходе закрытого запроса котировок, как правило, не подлежат размещению в Единой информационной системе (ЕИС). Правила их направления участникам устанавливаются в положении о закупке, при этом заказчики обязаны соблюдать сроки, предусмотренные законодательством. Исключение составляют закупки, проводимые в случаях, определенных Правительством РФ, сведения о которых размещаются в ЕИС, но не на официальном сайте ЕИС.

При составлении приглашения к участию в закрытом запросе котировок следует указать сведения о заказчике, адресате, предмете и сроке закупки, а также порядок и срок подачи заявок. Приглашение оформляется письменно в свободной форме.

Извещение о проведении закрытого запроса котировок должно содержать:

Сведения о заказчике (наименование, место нахождения, почтовый адрес, контактные данные).

Сведения о предмете договора и его условиях (объем, краткое описание, место поставки/выполнения/оказания).

Начальную (максимальную) цену договора.

Способ закупки, порядок предоставления документации, порядок и сроки подачи заявок, форму заявки.

При наличии в положении о закупке требования об обеспечении заявки (при начальной (максимальной) цене договора более 5 млн руб.) необходимо указать его размер, порядок и срок предоставления, а также случаи невозврата. Аналогично указываются требования к обеспечению исполнения договора.

Документация для проведения закрытого запроса котировок должна включать:

Описание предмета закупки с требованиями к товарам, работам, услугам. При описании товаров следует избегать указания на товарные знаки без слов "или эквивалент", за исключением определенных случаев.

Условия исполнения договора (порядок, срок, место, форма и сроки оплаты).

Начальную (максимальную) цену договора и ее обоснование.

Требования к участникам закупки и их заявкам, которые должны быть измеряемыми и применимыми ко всем участникам.

Требования к описанию участниками предлагаемого товара (работы, услуги) и его характеристик.

Этапы закрытого запроса котировок (если предусмотрены) и порядок подведения итогов, включая право рассматривать и отклонять заявки с указанием оснований.

Дату рассмотрения заявок и подведения итогов.

Порядок и сроки предоставления разъяснений положений документации и извещения. Разъяснения предоставляются всем приглашенным лицам в течение трех рабочих дней с даты получения запроса и не должны изменять предмет закупки или существенные условия договора.

Требование об отсутствии сведений об участниках в реестрах недобросовестных поставщиков.

Сведения о порядке и сроках внесения изменений в извещение и документацию. Изменения направляются всем приглашенным лицам, а срок подачи заявок после внесения изменений должен составлять не менее половины установленного срока.

Проект договора составляется с учетом потребностей заказчика, требований положения о закупке, законодательства РФ и должен содержать:

Условия исполнения договора.

Ответственность сторон.

Запрет на замену товара, перемену подрядчика в случаях, установленных правилами национального режима.

Порядок и сроки приемки товара, работы или услуги.

Положения о конфиденциальности.

Отмена закрытого запроса котировок возможна до окончания срока подачи заявок, а при обстоятельствах непреодолимой силы – до заключения договора. Решение об отмене направляется участникам в день его принятия.

Выявление участников и определение победителя осуществляется путем составления протоколов. Если этапы закупки не предусмотрены, оформляется итоговый протокол. Протоколы должны содержать информацию, предусмотренную законодательством и положением о закупке, включая дату подписания, сведения об объеме, цене и сроке исполнения договора. Протоколы направляются участникам в течение трех дней со дня их подписания.

Победителем закрытого запроса котировок признается участник, предложивший наименьшую цену договора при соответствии его заявки установленным требованиям.

Протокол в ходе проведения закрытого запроса котировок (этапа) оформляется при наличии этапов и содержит сведения о количестве поданных заявок, дате и времени их регистрации, а также о количестве отклоненных заявок и причинах отклонения.

Протокол подведения итогов включает сведения о количестве поданных заявок, их порядковые номера, ранжированные по степени выгодности. При наличии одинаковых ценовых предложений приоритет отдается заявке, поступившей ранее. В протокол также вносятся сведения о результатах рассмотрения заявок и основаниях их отклонения.

Закрытый запрос котировок признается несостоявшимся в случаях неподачи заявок, отклонения всех заявок, подачи или допуска только одной заявки, уклонения всех участников от заключения договора. Причины признания запроса несостоявшимся указываются в протоколе.

При рассмотрении единственной заявки составляется соответствующий протокол, в котором отражаются результаты рассмотрения и признание закупки несостоявшейся.

Договор заключается с победителем не ранее чем через 10 дней и не позднее чем через 20 дней с даты направления участникам итогового протокола. Превышение этого срока возможно при необходимости получения одобрения органа управления заказчика или при рассмотрении жалобы антимонопольным органом. В таких случаях договор заключается не позднее пяти дней с даты получения одобрения или принятия решения антимонопольным органом. Сведения о заключении договора, как правило, не размещаются в ЕИС, за исключением случаев, определенных Правительством РФ.

Положением о закупке может быть предусмотрено право заказчика заключать договоры с несколькими участниками закрытого запроса котировок.