План-график формируется на основе плана закупок и публикуется в Единой информационной системе (ЕИС) в структурированном виде. При его заполнении необходимо правильно выбрать способ закупки и обосновать начальную максимальную цену контракта, в противном случае предусмотрен штраф до 50 тысяч рублей. Утверждение плана-графика должно быть осуществлено в течение 10 рабочих дней с даты получения лимитов бюджетных обязательств или утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности, а размещение в ЕИС – в течение трех рабочих дней после утверждения. Нарушение этих сроков влечет за собой штраф до 30 тысяч рублей. При необходимости внесения изменений в план-график, как правило, требуется внести соответствующие изменения и в другие документы, не нарушая при этом сроки размещения извещения о закупке или заключения контракта.
Для закупок, планируемых на 2019 год, применялись правила, действовавшие до 1 июля 2019 года, с новыми сроками для внесения изменений в план-график. Для закупок 2020 года и последующих лет требуется только план-график.
Структурированный план-график предполагает внесение всей информации непосредственно в ЕИС в виде машиночитаемого документа, а не отдельного файла. Федеральные заказчики формируют планы-графики через систему "Электронный бюджет", а региональные и муниципальные – непосредственно в ЕИС или через местные региональные системы. В любом случае, система предложит заполнить графы плана-графика по форме, утвержденной соответствующими постановлениями Правительства РФ.
Для заполнения плана-графика необходимо зайти в Личный кабинет заказчика в ЕИС, выбрать пункт "Создать план-график на основании плана закупок" и перейти во вкладку "Общие сведения плана-графика". В этом разделе указываются дата утверждения плана-графика и обоснования закупок, а также общие сведения о заказчике (телефон, ОКТМО, сведения об исполнителе и руководителе организации). Остальные сведения заполняются системой автоматически из плана закупок.
Сведения по обычным закупкам вносятся во вкладку "Позиции плана-графика". Каждая позиция создается на основании соответствующей позиции плана закупок. При добавлении позиции необходимо заполнить вкладку "Общие сведения о позиции", где указывается номер закупки (разряды с 27 по 29 идентификационного кода закупки), признак наличия лекарственных препаратов, планируемый срок начала закупки и окончания исполнения контракта, а также способ определения поставщика.
Во вкладке "Описание объекта закупки" указывается информация об объекте закупки и количество закупаемых товаров (работ, услуг). Описание объекта закупки добавляется автоматически из плана закупок, а количество и единица измерения указываются только для товаров (работ, услуг) с одинаковыми единицами измерения.
Вкладка "Условия закупки" содержит информацию о размере финансового обеспечения заявки и исполнения контракта. Размер обеспечения заявки устанавливается в зависимости от величины начальной максимальной цены контракта (НМЦК), а обеспечение исполнения контракта – во всех случаях, за исключением определенных законом. Также в этой вкладке указываются преимущества, предоставляемые участникам закупки, сведения о применении национального режима и дополнительные требования к участникам.
Во вкладке "Обоснование" необходимо обосновать начальную максимальную цену контракта, способ определения поставщика и дополнительные требования к участнику. Для особых закупок сведения вносятся во вкладку "Особые закупки".
План-график подписывается руководителем заказчика и размещается в ЕИС в течение трех рабочих дней с даты утверждения. При необходимости внесения изменений в план-график, изменения вносятся сначала в план закупок и обоснование к нему, а затем в план-график и его обоснование. Изменения вносятся не позднее, чем за один день до заключения контракта, размещения извещения о закупке или направления приглашения принять участие в закрытой закупке. Нарушение сроков внесения изменений и размещения плана-графика влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.