При продлении договора аренды необходимо составить дополнительное соглашение, которое должно содержать дату и номер продлеваемого договора, а также новый срок аренды. Если продлевается зарегистрированный договор аренды недвижимости сроком на год и более, такое соглашение подлежит государственной регистрации. Для продления аренды транспортного средства дополнительное соглашение должно быть подписано до истечения срока действия основного договора.
В дополнительное соглашение о продлении договора аренды следует включить следующие элементы:
Наименование документа: "Дополнительное соглашение о продлении договора аренды".
Номер соглашения (при наличии).
Реквизиты (дата, номер) основного договора аренды.
Дата и место заключения соглашения.
Наименования юридических лиц, выступающих сторонами (арендатор и арендодатель), согласно пункту 1 статьи 54 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Фамилии, имена, отчества и должности физических лиц, действующих от имени организаций.
Название и реквизиты документов, подтверждающих полномочия физических лиц (доверенность, устав, приказ, протокол и т.п.).
Условие о продлении срока аренды с указанием нового срока.
Новый срок может быть установлен как срок действия договора или срок аренды. Рекомендуется использовать тот же способ определения срока, что и в основном договоре. Если в договоре указаны оба срока, следует указать новые значения для каждого. Продление может быть на определенный срок (с указанием конкретной даты, периода или неизбежного события согласно статье 190 Гражданского кодекса Российской Федерации) или на неопределенный срок. При указании даты рекомендуется добавить наречие "включительно" для избежания споров.
Составлять и подписывать дополнительное соглашение о продлении договора аренды рекомендуется до истечения срока действия основного договора, чтобы избежать неопределенности в арендных отношениях. Заключение соглашения после истечения срока действия договора может привести к отказу в его регистрации и необходимости доказывать действительность договора в суде.
Форма дополнительного соглашения должна соответствовать форме основного договора, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами, договором или обычаями. Если основной договор был нотариально удостоверен, то и соглашение к нему подлежит нотариальному удостоверению согласно пункту 2 статьи 163 и пункту 1 статьи 452 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Дополнительное соглашение о пролонгации договора аренды составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. При наличии нескольких участников договора со стороны арендодателя или арендатора, количество экземпляров определяется по числу участников.
При продлении договора аренды транспортного средства соглашение следует заключить до прекращения основного договора. К таким договорам не применяются правила о возобновлении на неопределенный срок согласно статьям 632 и 642 Гражданского кодекса Российской Федерации. По окончании срока аренды транспортное средство подлежит возврату арендодателю в соответствии со статьей 622 Гражданского кодекса Российской Федерации. Для продолжения арендных отношений необходимо заключить новый договор.
При продлении договора аренды здания или сооружения соглашение составляется в письменной форме в виде единого документа, подписанного сторонами, в соответствии с пунктом 1 статьи 651 Гражданского кодекса Российской Федерации. Соглашения об изменении договора заключаются в той же форме, что и сам договор, согласно пункту 1 статьи 452 Гражданского кодекса Российской Федерации. Это требование также применяется к соглашениям о продлении аренды нежилых помещений.
Если продлеваемый договор подлежит государственной регистрации, сведения о продлении должны быть внесены в Единый государственный реестр недвижимости. Невыполнение этого требования означает, что договор будет действовать между сторонами, но не сможет быть противопоставлен третьим лицам согласно пункту 3 статьи 433 Гражданского кодекса Российской Федерации и пункту 3 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25.02.2014 № 165.