Для представления интересов организации в Пенсионном фонде России (ПФР) необходимо оформить доверенность. Специальных требований к форме такой доверенности не установлено, поэтому она составляется в произвольной форме, но с соблюдением общих правил, предусмотренных статьями 185-187 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ). Рекомендуется также руководствоваться Методическими рекомендациями по удостоверению доверенностей, утвержденными Приложением к Письму ФНП от 22.07.2016 N 2668/03-16-3.
Доверенность от имени организации составляется в простой письменной форме. Ее подписывает руководитель организации или иное лицо, уполномоченное на это законом или учредительными документами (пункт 4 статьи 185.1 ГК РФ). Заверять доверенность у нотариуса, как правило, не требуется, за исключением случаев, предусмотренных законом (например, для совершения сделок, требующих нотариальной формы, или для распоряжения правами, зарегистрированными в государственных реестрах).
Рекомендуется оформлять доверенность на фирменном бланке организации, что облегчит идентификацию и укажет на ее реквизиты. В доверенности обязательно должны быть указаны:
наименование документа (например, "доверенность"), при наличии системы учета - его номер;
место и дата составления;
сведения о доверителе-организации (полное наименование, регистрационные данные, юридический адрес, регистрационный номер в ПФР);
информация о представителе (полные ФИО и паспортные данные для физического лица, полное наименование, ОГРН/ИНН и юридический адрес для юридического лица);
сведения об органе ПФР, в котором будет действовать представитель;
объем полномочий представителя;
разрешение или запрет на передоверие полномочий;
срок действия доверенности;
подписи уполномоченного лица и, при наличии, печати организации.
При оформлении доверенности на нескольких представителей, данные каждого из них должны быть указаны. Рекомендуется выдать представителю несколько экземпляров доверенности.
Представителем по доверенности может выступать как физическое лицо (сотрудник организации или стороннее лицо), так и юридическое лицо. Доверенность может быть выдана сразу нескольким представителям, при этом каждый из них по умолчанию вправе самостоятельно осуществлять все указанные полномочия, если иное не предусмотрено в доверенности.
Полномочия представителя определяются самостоятельно и должны быть описаны максимально подробно и конкретно. При необходимости можно сформулировать общие полномочия с последующим перечислением конкретных действий. Типичные полномочия включают:
подписание и подача отчетности и иных документов в ПФР;
запрос информации, касающейся организации, и получение разъяснений и документов;
представление заявлений, справок и иных документов;
дача пояснений по запросам ПФР;
получение документов в ПФР;
подписание и подача жалоб на решения органов ПФР.
В доверенности можно разрешить или запретить передоверие полномочий другому лицу. Если в доверенности нет соответствующей оговорки, передоверие по общему правилу не допускается. Возможно ограничение перечня полномочий, которые могут быть передоверены, а также разрешение последующего передоверия.
Срок действия доверенности может быть любым, законодательно не ограничен. Если срок не указан, доверенность действует в течение одного года со дня ее выдачи. Рекомендуется указывать срок действия доверенности прописью для предотвращения исправлений.
Доверенность подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Проставление печати организации на доверенности является необязательным, но может быть произведено при ее наличии. Рекомендуется заверять каждую страницу многостраничной доверенности подписью руководителя.
Внесение исправлений в доверенность допускается с обязательным заверением подписью лица, выдавшего доверенность, и указанием даты исправления. Однако, для избежания вопросов со стороны сотрудников ПФР, предпочтительнее оформить новую доверенность.
Действие доверенности прекращается в следующих случаях:
истечение срока действия;
отказ представителя от полномочий, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным, безвестно отсутствующим, умершим или введение в отношении него процедуры банкротства;
ликвидация, реорганизация или введение процедуры банкротства в отношении организации-доверителя;
отмена доверенности организацией-доверителем.
Для отмены доверенности необходимо направить уведомление представителю и соответствующим подразделениям ПФР. Смена руководителя организации не прекращает действие ранее выданных доверенностей. Для лишения представителя полномочий необходимо уведомить его и государственные органы об отмене доверенности. Сведения об отмене доверенности могут быть внесены в соответствующий электронный реестр.