Заключение договора возмездного оказания услуг с физическим лицом осуществляется по общим правилам, применимым ко всем договорам. Важно включить в него существенные условия, такие как предмет, цена, порядок оплаты, срок оказания услуг и другие значимые для сторон положения. Особое внимание следует уделить формулировкам, поскольку использование терминологии, характерной для трудовых договоров, может стать основанием для переквалификации договора в трудовой. В случае такой переквалификации заказчик может быть привлечен к административной и налоговой ответственности, а исполнитель вправе требовать оформления трудовых отношений и предоставления соответствующих социальных гарантий.
Переквалификация договора об оказании услуг в трудовой происходит, когда фактически складываются трудовые отношения. Для определения характера отношений можно представить, что вместо гражданско-правового договора было заключено трудовое соглашение. Если фактические взаимоотношения при этом не изменились бы, то речь идет о трудовых отношениях. Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения, недопустимо. В случае судебного установления факта регулирования трудовых отношений гражданско-правовым договором, к таким отношениям применяются нормы трудового законодательства. Критерии определения трудовых отношений закреплены в статьях 15 и 56 Трудового кодекса РФ. Верховный Суд РФ разъяснил отличия трудового договора от договора возмездного оказания услуг. Доказательствами наличия трудовых отношений могут служить письменные документы (пропуска, журналы учета рабочего времени), кадровые документы (графики работы, отпусков, командировок), расчетные листы, документы хозяйственной деятельности, документы по охране труда, свидетельские показания, аудио- и видеозаписи. При рассмотрении вопроса о переквалификации договора суд исходит из обстоятельств конкретного дела, а неустранимые сомнения толкуются в пользу наличия трудовых отношений. В случае признания отношений трудовыми, они считаются возникшими с первого дня работы. Переквалификация возможна даже при наличии у исполнителя статуса ИП, если этот статус формален и создан по инициативе заказчика.
Критерии определения трудовых и гражданско-правовых отношений включают личное выполнение работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, а также постоянный характер отношений.
Признание договора трудовым влечет за собой применение к отношениям сторон норм трудового права. Заказчик обязан соблюдать трудовое законодательство, включая предоставление отпусков и соблюдение режима работы. Также заказчик может быть оштрафован за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения, что является правонарушением, дата совершения которого – дата заключения договора. Кроме того, возможна ответственность за налоговые правонарушения, в частности, при использовании схем уклонения от уплаты страховых взносов и НДФЛ путем подмены трудовых отношений гражданско-правовыми.
При составлении гражданско-правового договора оказания услуг с физическим лицом следует избегать трудовой терминологии, такой как "работник", "должность", "заработная плата", "увольнение" и т.п. Также следует исключить условия, характерные для трудовых отношений, например, об отпуске, оплате больничных, социальном страховании. Предмет договора должен четко описывать конкретные действия или задания, объем услуг и ожидаемый результат, а не трудовую функцию. Цена услуг определяется соглашением сторон и не должна зависеть от тарифных ставок или окладов заказчика. В случае, если исполнитель не является ИП или самозанятым, заказчик обязан удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы. Срок оплаты услуг должен быть определен в договоре. Рекомендуется указывать срок действия договора, чтобы уменьшить риск его переквалификации в трудовой. Порядок оказания услуг должен предусматривать самостоятельное определение исполнителем времени выполнения работ, а не установление режима работы. Не следует включать в договор условия о подчинении внутренним нормативным документам заказчика или об обязанности заказчика предоставлять дни отдыха. Возможность заказчика проверять ход и качество оказания услуг может быть предусмотрена со ссылкой на нормы Гражданского кодекса РФ. Место оказания услуг может быть указано, но не является обязательным существенным условием, если иные условия сформулированы грамотно. В подтверждение оказанных услуг составляется акт, форма и порядок составления которого рекомендуется согласовать. По умолчанию услуги оказываются с использованием материалов и средств исполнителя, если иное не предусмотрено договором. Целесообразно предусмотреть в договоре право исполнителя с согласия заказчика привлекать третьих лиц для оказания услуг.
Для заключения договора заказчику необходимо запросить у физического лица-исполнителя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, свидетельство о регистрации ИП (при наличии), свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, а также документы об образовании и иные документы, необходимые для оказания услуг. Требование копии паспорта может быть излишним и требует согласия на обработку персональных данных.
Продление гражданско-правового договора осуществляется путем заключения дополнительного соглашения с указанием нового срока действия или новой редакции пункта о сроке. Соглашение об изменении договора совершается в той же форме, что и сам договор.
Оформление договора об оказании услуг с иностранным гражданином не отличается от оформления с российским гражданином. Необходимо запросить паспорт, документ о регистрации в системе персонифицированного учета, документы об образовании. В зависимости от статуса иностранца могут потребоваться вид на жительство, разрешение на временное проживание, разрешение на работу или патент. О заключении договора с иностранцем необходимо уведомить орган внутренних дел субъекта РФ в течение трех рабочих дней, за исключением граждан Республики Беларусь.