При передаче и получении имущества в безвозмездное пользование рекомендуется оформление двустороннего документа, подтверждающего факт передачи. Обычно используется акт приема-передачи имущества, подписываемый сторонами в момент передачи. Этот документ служит подтверждением передачи имущества и может быть использован в бухгалтерском учете.

Унифицированной формы акта не существует. Важно включить в него следующие сведения:

Реквизиты договора ссуды и данные о его сторонах.

Описание передаваемого имущества, соответствующее договору.

Перечень переданных с имуществом документов (например, технический паспорт, инструкция по эксплуатации).

Подписи уполномоченных представителей сторон.

Оформление акта не является обязательным, если из договора однозначно следует факт передачи имущества. В этом случае, при передаче имущества одновременно с заключением договора, можно включить в текст договора условие о том, что он имеет силу акта приема-передачи. Это соответствует принципу свободы договора.

Рекомендуется оформлять акт приема-передачи для:

Фиксации факта и даты передачи имущества, подтверждающей исполнение обязательств ссудодателя (статья 692 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Использования в качестве первичного документа для целей бухгалтерского учета (часть 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Подтверждения вступления договора ссуды в силу при одновременной передаче имущества (пункт 1 статьи 689, пункт 2 статьи 433 Гражданского кодекса Российской Федерации).

В документе о приеме-передаче необходимо указать:

Название документа (например, «акт приема-передачи имущества»).

Дату составления.

Наименования сторон.

Реквизиты договора ссуды.

Данные лиц, подписывающих документ, и их полномочия.

Описание переданного имущества, соответствующее договору.

Состояние имущества, подтверждающее его соответствие назначению и условиям договора (пункт 1 статьи 691 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Перечень переданных с имуществом документов и принадлежностей (пункт 2 статьи 691 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Для целей бухгалтерского учета необходимо также указать единицу измерения, цену, количество и общую стоимость имущества в рублях (пункт 5 части 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).