Решение об одобрении сделки с заинтересованностью в обществе с ограниченной ответственностью (ООО) оформляется посредством протокола общего собрания участников или протокола заседания совета директоров. В случае, если ООО имеет единственного участника, решение оформляется отдельным документом, предусмотренным статьей 39 Закона об ООО.
Протокол составляется в письменной форме, в том числе с использованием электронных или иных технических средств, и подписывается председательствующим на заседании. При принятии решения путем заочного голосования протокол подписывает лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества. Уставом общества может быть установлен иной порядок подписания протокола. Документ, сформированный с применением электронных или иных технических средств, подписывается квалифицированной электронной подписью (УКЭП) соответствующего лица.
Необходимо подтвердить факт принятия решений на заседании, а также состав участников, присутствовавших при их принятии. Общим правилом является нотариальное удостоверение. Однако, устав ООО или единогласное решение общего собрания участников могут предусматривать иной способ подтверждения, согласно пункту 3 подпункта 3 статьи 67.1 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ).
Следует учитывать, что решение общего собрания, в отношении которого применяется альтернативный способ подтверждения, подлежит нотариальному удостоверению. Данное требование распространяется на решения, принятые общими собраниями участников после 25 декабря 2019 года (пункт 2 Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозяйственных обществах, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019, Определение Верховного Суда РФ от 30.12.2019 N 306-ЭС19-25147 по делу N А72-7041/2018). Вместе с тем, Федеральная налоговая служба (ФНС) указывает на необходимость удостоверения нотариусом или подтверждения иным способом, установленным уставом (Письмо от 15.01.2020 N 121/03-16-3).
Составление протокола должно быть осуществлено в течение трех рабочих дней после проведения заседания или окончания приема бюллетеней для заочного голосования, отсчет ведется от одной из следующих дат: даты проведения очередного заседания; даты окончания приема бюллетеней для заочного голосования (пункт 1 статьи 38.2 Закона об ООО).
При составлении протокола необходимо:
указать обязательные сведения, предусмотренные для протокола;
отразить в формулировке решения по вопросу о сделке с заинтересованностью следующие сведения (пункт 3 статьи 46 Закона об ООО):
сведения о лицах, имеющих заинтересованность в совершении сделки, и основания, по которым они признаются заинтересованными. Определение таких лиц производится на момент совершения сделки (пункт 22 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 27);
сведения о лицах, являющихся сторонами и выгодоприобретателями по сделке;
цену сделки – цену имущества, указанную в договоре. Допускается указание минимальной и максимальной цены сделки или порядка их определения;
предмет сделки;
иные существенные условия договора, установленные законом или иным правовым актом, или порядок их определения. Также возможно указание условий, которые стороны желают включить в качестве существенных, например, об обеспечении исполнения обязательств (залог, поручительство) (пункт 1 статьи 432 ГК РФ, пункт 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 27).
Не требуется перечислять все вышеуказанные сведения в решении. Достаточно указать согласие на заключение договора, приложенного к протоколу (пункт 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 27).
В решение также может быть включено (пункт 3 статьи 46 Закона об ООО):
согласие на совершение ряда аналогичных сделок;
альтернативные варианты условий сделки;
согласие на совершение сделки при условии совершения нескольких сделок одновременно;
срок действия решения. При отсутствии указания срока, согласие действует в течение года с даты принятия решения, если иное не вытекает из сделки или обстоятельств.