Положение о закупке является основополагающим документом для заказчиков, осуществляющих деятельность в соответствии с Законом N 223-ФЗ. Оно должно детально регламентировать все аспекты закупочной деятельности, начиная от планирования и заканчивая исполнением договоров. В документ необходимо включить порядок планирования закупок, различные способы их проведения с условиями применения, процедуры заключения и исполнения договоров, а также иные правила, охватывающие все этапы закупочного процесса. После утверждения положение подлежит обязательному размещению в Единой информационной системе (ЕИС).
Для подведомственных бюджетных и автономных учреждений, а также унитарных предприятий может быть предусмотрено обязательное типовое положение. Дочерние организации госкомпаний и некоторые другие заказчики имеют возможность присоединиться к положению о закупке головной организации вместо разработки собственного документа.
Разработка положения о закупке начинается с проверки наличия утвержденного для вас типового положения. В случае его отсутствия, положение разрабатывается самостоятельно. При его составлении следует руководствоваться требованиями Закона N 223-ФЗ, подробно описывая весь цикл закупочной деятельности. Рекомендуется ориентироваться на Стандарт осуществления закупочной деятельности, разработанный ФАС России. Важно отметить, что Минфин России разъясняет, что Закон N 223-ФЗ не требует дублирования в положении норм самого закона или иных подзаконных актов, поскольку нормы прямого действия применяются независимо от их включения в положение.
Типовые положения о закупке могут быть разработаны для автономных и бюджетных учреждений, а также унитарных предприятий. Их утверждение осуществляется федеральными, региональными и муниципальными органами власти, а также организациями, выполняющими от имени РФ функции собственника имущества унитарных предприятий. Эти органы определяют заказчиков, для которых применение типовых положений является обязательным. В случае утверждения типового положения, заказчик обязан разработать или изменить свое действующее положение в соответствии с его требованиями, соблюдая установленные сроки. Изменения, вносимые разработчиком типового положения, также должны быть аналогичным образом отражены в положении заказчика в установленные сроки, которые составляют не менее 15 дней.
Типовые положения, включая те, что предназначены для бюджетных учреждений, размещаются в ЕИС в электронном виде утвердившими их органами в течение 15 дней после утверждения. Их можно найти на официальном сайте ЕИС zakupki.gov.ru. Помимо типовых положений, могут быть установлены иные требования к положениям о закупке, например, дополнительные требования для подведомственных организаций, утвержденные региональными актами. Заказчики, для которых типовые положения не являются обязательными, могут использовать их в качестве ориентира при разработке собственных документов.
Структура положения о закупке должна охватывать различные этапы закупок, включая планирование, способы и процедуры закупок, взаимодействие с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМСП) и самозанятыми. Закон N 223-ФЗ устанавливает обязательные сведения, которые должны быть включены в положение:
способы закупки;
порядок и условия выбора способов закупки;
порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, а также цены договора с единственным поставщиком;
порядок подготовки и проведения процедур закупок;
порядок заключения и исполнения договоров.
Этот перечень не является исчерпывающим, и заказчик самостоятельно определяет структуру положения, максимально подробно регламентируя закупочный процесс. Рекомендуемая структура может включать следующие разделы:
Общие положения: определение терминов, основы информационного обеспечения закупок, порядок внесения изменений в положение, порядок составления и утверждения информации о закупке, полномочия и обязанности комиссии по закупкам. Также целесообразно установить требования к членам комиссии, порядок действий при выявлении конфликта интересов и общие требования к участникам закупки, включая запрет на участие иностранных агентов.
Порядок планирования закупок: детальное описание процесса составления планов закупок и внесения в них изменений, порядок предоставления сведений о потребности в товарах, работах, услугах, а также порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, включая учет НДС.
Способы закупки и условия их применения: установление закрытого перечня конкурентных и неконкурентных способов закупки с четким разделением оснований и случаев их применения. При закупке специфических товаров, работ или услуг, можно предусмотреть конкретные предметы договоров как основания для выбора того или иного способа закупки, например, офсетные договоры.
Порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора: правила определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, цены договора с единственным поставщиком, формулы цены для расчета выплат поставщику, а также определения цены единицы товара, работы, услуги и максимального значения цены договора. Рекомендуется ориентироваться на методические рекомендации для заказчиков по Закону N 44-ФЗ при отсутствии соответствующих норм в Законе N 223-ФЗ.
Порядок проведения закупки каждым из способов: описание порядка проведения конкурентных закупок с учетом минимальных требований Закона N 223-ФЗ. Установление порядка проведения неконкурентных закупок, включая закупку у единственного поставщика, с четким описанием процедуры и исчерпывающим перечнем случаев ее проведения. Важно предусмотреть возможность проверки контрагентов с помощью сервисов оценки юридических и физических лиц. Также следует определить, будет ли размещаться информация о такой процедуре в ЕИС. Антимонопольный орган вправе оценивать правомерность оснований для закупки у единственного поставщика.
Порядок проведения электронных процедур: установление минимальных требований, предусмотренных ст. 3.3 Закона N 223-ФЗ. Электронная форма закупок является приоритетной, но допускается определение оснований и порядка проведения закупок в бумажной форме. Для технических требований можно ссылаться на регламент оператора электронной площадки.
Порядок проведения закрытых закупок: описание процедуры в соответствии со ст. 3.5 Закона N 223-ФЗ.
Для каждого способа закупки необходимо включить:
исчерпывающие перечни требований к составу извещения и (или) документации о закупке;
исчерпывающие перечни требований к участникам закупки;
основания и порядок изменения условий закупки или ее отмены;
перечень оснований для отклонения заявок участников;
требования к содержанию и порядку оформления заявок, их подаче, включая возможность утверждения типовых форм.
исчерпывающие перечни критериев и порядок оценки и сопоставления заявок;
порядок формирования протоколов в ходе проведения закупки;
способы и размеры обеспечения заявок, порядок, срок и случаи возврата такого обеспечения;
необходимое количество этапов закупки и порядок доподачи предложений участниками.
При разработке положения необходимо учитывать правила предоставления национального режима, в частности, указывать в извещении о конкурентной закупке информацию о запретах, ограничениях или преимуществах, установленных для предмета закупки. Для закупок у СМСП следует предусмотреть возможность представления документов, подтверждающих страну происхождения товара. Условия о представлении такой информации после приемки товара не допускаются.
Закупки, осуществляемые агентом от имени и за счет заказчика по агентскому договору, также подпадают под действие Закона N 223-ФЗ, и заказчик вправе установить порядок их проведения в положении о закупке.
Если Закон N 223-ФЗ не содержит конкретных требований, заказчик может установить их в положении о закупке, например, порядок определения даты начала и окончания срока подачи ценовых предложений.
Для проведения совместных закупок в положении каждого заказчика следует предусмотреть возможность их проведения на основании соглашения, порядок заключения такого соглашения, информацию об уполномоченных лицах, признание соглашения неотъемлемой частью положения и его размещение в ЕИС.
Закупки среди СМСП и самозанятых: отражение процедурных особенностей, обязательных требований, установленных ст. 3.4 Закона N 223-ФЗ. Допускается установление способа неконкурентной закупки по принципу «электронного магазина». Следует указать особенности проведения закупок с требованием о привлечении субподрядчиков из числа СМСП и порядок заключения договора с СМСП.
Порядок заключения и исполнения договоров по итогам закупок: регламентация взаимодействия с контрагентом при заключении договора, установление срока его заключения (для неконкурентных закупок – самостоятельно, для конкурентных – 10-20 дней). Предусмотреть основания и порядок заключения договоров с несколькими участниками, порядок и случаи внесения изменений в договор, правила предоставления обеспечения исполнения договора, положения о расторжении договора и применении штрафных санкций. Могут быть предусмотрены антидемпинговые меры. При установлении порядка предоставления обеспечения и заключения договора необходимо учитывать требования Закона N 223-ФЗ и Положения об особенностях участия СМСП в закупках. Изменение объема, цены и сроков договора осуществляется с учетом ч. 5 ст. 4 Закона N 223-ФЗ.
Порядок оплаты по договорам: установление порядка оплаты, включая возможность аванса, поэтапной или единовременной оплаты, основания для оплаты и порядок перечисления средств. Срок оплаты по общему правилу составляет не более семи рабочих дней с даты приемки исполненного. Иной срок может быть установлен законодательством или положением о закупке, с указанием конкретных сроков и перечня товаров (работ, услуг), к которым они применяются. Важно: при закупках у СМСП установление иного срока оплаты на основании ч. 5.4 ст. 3 Закона N 223-ФЗ не допускается.
Иные сведения, включаемые в положение о закупке: при необходимости, формирование отдельного раздела с перечнем юридических лиц, предусмотренных п. 13 ч. 4 ст. 1 Закона N 223-ФЗ. Не требуется включать все юридические лица, признанные взаимозависимыми в соответствии с Налоговым кодексом РФ.
Положения о закупках для автономных, бюджетных учреждений и унитарных предприятий составляются в общем порядке, но с учетом особенностей их применения. Так, положение может регулировать не всю закупочную деятельность, а применяться на следующий год после размещения в ЕИС. Для хозяйственных обществ, являющихся дочерними организациями госкомпаний, возможно присоединение к положению головной организации.
Порядок утверждения положения о закупке зависит от организационно-правовой формы заказчика. Утверждение осуществляется высшим органом управления, руководителем, наблюдательным советом, советом директоров, общим собранием участников или учредителем, в зависимости от формы организации.
Размещение положения о закупке в ЕИС осуществляется путем авторизации в личном кабинете ЕИС, заполнения общих сведений о положении, загрузки файла с положением и, при наличии, файла с перечнем юридических лиц. Сведения подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Соглашение о проведении совместной закупки размещается в составе положения о закупке. Срок размещения положения в ЕИС – не позднее 15 дней со дня утверждения. Нарушение порядка и срока размещения может повлечь предупреждение или штраф.
Новые заказчики должны утвердить положение о закупке не позднее трех месяцев с момента регистрации в ЕГРЮЛ, с последующим размещением в ЕИС в течение 15 календарных дней. Компании, ставшие заказчиками из-за изменения доли госучастия, имеют три месяца с момента получения уведомления на утверждение и размещение положения. В случае несоблюдения сроков, закупки осуществляются по правилам Закона N 44-ФЗ.
Бюджетные учреждения и унитарные предприятия для закупок по правилам Закона N 223-ФЗ в текущем году должны разместить положение не позже 31 декабря предыдущего года.