Порядок направления в командировку федеральных государственных гражданских служащих регламентируется Указом Президента РФ (с учетом особенностей для отдельных регионов). Важно учитывать ограничения по категориям служащих, которых можно направлять в командировки, а также необходимость получения их письменного согласия в определенных случаях.

При направлении в командировку служащему выплачиваются суточные, возмещаются расходы на проезд и проживание, компенсируются недостающие выходные дни и предоставляются другие гарантии, предусмотренные законодательством.

По возвращении из командировки необходимо проконтролировать своевременную сдачу авансового отчета с подтверждающими документами (оформление отчета о расходах подотчетного лица) и отчета о проделанной работе. Правильное указание срока пребывания в командировке критически важно для обоснованности произведенных выплат.

Кого можно направить в командировку:

В командировку могут быть направлены служащие, состоящие в штате государственного органа или его аппарата. Однако, существуют ограничения:

Нельзя направлять беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).

Нельзя направлять служащих, заключивших ученический договор, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Нельзя направлять служащих, зарегистрированных в качестве кандидатов в выборный орган, в период проведения выборов (Федеральный закон от 12.06.2002 N 67-ФЗ).

Только с письменного согласия могут быть направлены:

Служащие, имеющие детей в возрасте до трех лет (ст. 259 ТК РФ).

Одинокие родители и опекуны, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет (ст. 259 ТК РФ).

Служащие, имеющие детей-инвалидов (ст. 259 ТК РФ).

Служащие, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Родители, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом, призван на военную службу по мобилизации, направлен на службу в войска нацгвардии РФ по мобилизации, заключил контракт о прохождении военной службы в период мобилизации, военного положения или в военное время либо заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ или войска нацгвардии РФ (ст. 259 ТК РФ).

Служащие, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет (ст. 259 ТК РФ).

Инвалиды (ст. 167 ТК РФ).

Куда и на какой срок можно направить гражданского служащего:

Командировки возможны как на территории РФ, так и за ее пределы. Срок командировки определяется служебным заданием. При командировании в вышестоящие госорганы срок не должен превышать пяти дней (без учета времени в пути), с возможностью продления в исключительных случаях не более чем на пять дней при согласии руководителя принимающего госоргана и издании соответствующего приказа.

Необходимые документы для оформления командировки:

Документ о командировке в вышестоящий орган.

Согласие Президента РФ или Правительства РФ (для руководителей федеральных служб и агентств, находящихся в их ведении).

Служебная записка непосредственного руководителя, содержащая информацию о командировке.

Приказ о направлении в командировку.

Табель учета рабочего времени.

Служебное задание (необязательно) может содержать информацию о командировке и форму отчета. Возможно использование унифицированной формы N Т-10а.

При использовании служебного транспорта и расчете возмещаемых расходов (включая ГСМ) оформляется:

Решение о командировании на территории РФ (ф. 0504512) - в этом случае приказ о направлении в командировку не требуется.

Решение о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515).

Данные формы необходимы, в частности, при выдаче проездных билетов на бумажном носителе или талонов на бензин.

При необходимости корректировки оформляются:

Изменение решения о командировании на территории РФ (ф. 0504513).

Изменение решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).

Формы 0504512, 0504513, 0504515, 0504516 заполняются в электронном виде, за исключением случаев, когда законодательством требуется бумажный носитель. Решение о применении данных форм закрепляется в учетной политике.

Как подготовить приказ о направлении в командировку:

Используются унифицированные формы N Т-9 или N Т-9а (при направлении нескольких сотрудников). Допускается использование собственных форм приказов, утвержденных в госоргане. Если формируется решение о командировании на территории РФ, издавать приказ не нужно.

В приказе указываются Ф.И.О., должность, структурное подразделение, основание, цель, место и срок командировки. Срок рассчитывается от даты отправления до даты прибытия. Приказ подписывается представителем нанимателя или уполномоченным лицом. До начала командировки служащий должен подписать приказ.

Отражение командировки в табеле учета рабочего времени:

Дни командировки обозначаются кодом "К". Количество отработанных часов не указывается. Если служащий работал в выходной день, в табеле вводится условное обозначение (например, "РВ" или "03"), закрепленное в учетной политике. Количество отработанных часов указывается, только если была установлена продолжительность работы в выходной день.

Дни фактического пребывания определяются по проездным билетам или документам, утвержденным Минфином России.

Подготовка решения о командировании (ф. 0504512, 0504515):

Решения предназначены для оформления в электронном виде и расчета командировочных расходов, а также возмещаемых расходов, связанных с командировкой (включая ГСМ). Порядок заполнения решений о командировании приведен в Методических указаниях.

В таблице "Место и сроки командирования" указывается место назначения, сроки командирования и норматив суточных. Подраздел подписывается ответственным лицом кадрового подразделения простой электронной подписью.

Иная информация об условиях командирования и обосновании командировочных расходов подписывается простой ЭП подотчетным лицом и руководителем подразделения, формирующим задание по командировке, или уполномоченными лицами.

Справочная информация о суммах задолженности по ранее выданным авансам заверяется лицом, ведущим учет расчетов с подотчетными лицами, простой ЭП.

Информация о финансовом обеспечении отражается в разделе "Финансовое обеспечение" в разрезе КБК, КОСГУ, КФО и финансовых годов. Подписывается руководителем финансово-экономического подразделения (уполномоченным лицом) простой ЭП.

Если формируется решение о командировании на территории РФ, издавать приказ не нужно. Решение о применении данных форм закрепляется в учетной политике.

Гарантии, предоставляемые гражданскому служащему в командировке:

Сохранение должности и денежного содержания (в период командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей денежное содержание выплачивается в двойном размере).

Пособие по временной нетрудоспособности в случае болезни во время командировки.

Возмещение расходов на командировку:

Оплата проезда к месту командировки и обратно.

Оплата найма жилого помещения.

Выплата суточных (в период командировки на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей суточные возмещаются в размере 8 480 руб. за каждый день).

Возмещение иных расходов, связанных с командировкой (в период нахождения в командировке на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей могут выплачиваться безотчетные суммы для возмещения допрасходов).

Повышенные гарантии предоставляются в случае командировки из одного нового субъекта РФ в другие новые субъекты РФ. Для командировок в пределах территории одного нового субъекта РФ предоставление таких гарантий является необоснованным.

Нормы возмещения расходов при заграничной командировке устанавливаются нормативными правовыми актами Правительства РФ (для федеральных служащих) или органов госвласти субъектов РФ (для служащих субъектов РФ). Предельные размеры возмещения расходов для федеральных служащих определены Постановлениями Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 и от 22.08.2020 N 1267.

Важно! Необходимо согласовать с представителем нанимателя возможность представления проездных документов, когда более ранний отъезд и более позднее возвращение приходятся на нерабочие дни.

Обеспечение условий, необходимых для работы (рабочее место, транспорт и т.п.).

Компенсация недостающих выходных:

Если количество выходных оказалось меньше, чем по основному месту работы.

Если служащий выезжает в командировку в выходной день по распоряжению нанимателя.

Если служащий специально был командирован для работы в выходные дни, то по возвращении ему нужно компенсировать эти дни в порядке ст. 153 ТК РФ.

Документы, представляемые служащим по результатам командировки:

В течение трех рабочих дней необходимо представить:

Авансовый отчет об израсходованных суммах с подтверждающими документами (чеки, квитанции, билеты и т.п.).

Отчет о выполненной работе (некоторые госорганы утверждают свои формы отчетов; при использовании формы N Т-10а отчет делается в этой же форме). Отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения.

По возвращении из командировки составляется отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520), если это предусмотрено в учетной политике. Его может заполнить как подотчетное, так и уполномоченное лицо. К отчету прикрепляются электронные скан-копии подтверждающих расходы документов, удостоверенные ответственным лицом. Руководитель учреждения утверждает отчет и подписывает его квалифицированной электронной подписью.