Надбавка за выслугу лет представляет собой ежемесячную процентную выплату к должностному окладу, размер которой определяется стажем гражданской службы. Для корректного установления надбавки необходимо точно определить стаж, для чего рекомендуется создать специальную комиссию. После определения стажа комиссией, размер надбавки утверждается приказом. Неправильное установление надбавки может привести к неправомерным выплатам из бюджета и претензиям со стороны контролирующих органов.
Когда устанавливается или изменяется надбавка за выслугу лет
Надбавка за выслугу лет устанавливается государственному служащему, имеющему стаж гражданской службы не менее одного года. Размер надбавки пересматривается при достижении служащим определенного стажа работы в государственном органе. Например, при достижении пяти лет службы надбавка увеличивается с 10% до 15%. (п. 1 ч. 5 ст. 50 Закона о государственной гражданской службе).
Организация работы комиссии по исчислению стажа
В некоторых государственных органах для исчисления стажа создаются отдельные подразделения. При отсутствии такого подразделения рекомендуется создать комиссию, включающую сотрудников с различным образованием и опытом, что обеспечивает оперативность и гибкость. Организация отдельного подразделения требует внесения изменений в структуру, штатное расписание или функциональные обязанности сотрудников.
Формирование и утверждение состава комиссии
Законодательно порядок формирования комиссии не установлен. Как правило, в состав комиссии входят служащие государственного органа, такие как заместитель руководителя, сотрудники кадрового, правового и финансового подразделений, а также представители профсоюза (при наличии). Состав комиссии утверждается приказом (распоряжением), в котором указываются Ф.И.О., должности и статус (председатель, секретарь, член комиссии и т.д.) членов комиссии.
Определение порядка работы комиссии
Для определения порядка работы комиссии разрабатывается положение, в котором указываются:
Основные задачи комиссии, например, рассмотрение вопросов о включении периодов работы в стаж для расчета надбавки за выслугу лет.
Периодичность проведения заседаний, например, по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.
Порядок организации и проведения заседаний, например, необходимость присутствия служащего на заседании.
Порядок принятия решений комиссии: открытое или тайное голосование, принятие решения большинством голосов или иным способом.
Порядок оформления результатов заседания комиссии. Секретарь ведет протокол заседания, устанавливается срок направления протокола представителю нанимателя для подготовки приказа об установлении надбавки.
Проведение заседания комиссии
Составляется список государственных служащих, чей стаж подлежит определению комиссией. К списку прилагаются документы, необходимые для исчисления стажа, такие как трудовые книжки (если ведутся), служебные контракты, справки с места работы, военные билеты.
Госслужащий, отказавшийся от ведения трудовой книжки, может использовать сведения о трудовой деятельности для подтверждения стажа (ст. 66.1 ТК РФ, ст. 73 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Рекомендуется подготовить таблицу по каждому служащему с указанием периодов работы, которые предлагается включить в стаж. Это облегчит работу комиссии. (Пример формы документа можно найти в ФТС России).
Документы предоставляются комиссии для ознакомления до заседания. Дата заседания согласовывается со всеми членами комиссии. На заседании комиссия рассматривает документы и принимает решение о включении периодов работы в стаж для расчета надбавки. Результаты заседания оформляются протоколом, который подписывается всеми членами комиссии.
Определение стажа для расчета надбавки
Для расчета стажа государственной службы необходимо определить периоды работы служащего, входящие в стаж, и суммировать их. При определении периодов необходимо учитывать особенности, например, включение некоторых периодов в стаж возможно только по желанию служащего и после согласования с Минтрудом России.
Определение размера надбавки за выслугу лет
После определения стажа комиссией устанавливается размер надбавки, зависящий от стажа гражданской службы (п. 1 ч. 5 ст. 50 Закона о государственной гражданской службе):
10% - при стаже от 1 года до 5 лет;
15% - при стаже от 5 до 10 лет;
20% - при стаже от 10 до 15 лет;
30% - при стаже свыше 15 лет.
Оформление приказа о назначении надбавки за выслугу лет
На основании протокола комиссии подготавливается приказ об установлении ежемесячной надбавки. Унифицированная форма приказа отсутствует. Документ должен содержать:
Ф.И.О. государственного служащего;
Его должность;
Периоды работы (службы), включаемые в стаж государственной службы;
Общий стаж государственной службы для получения надбавки за выслугу лет;
Размер надбавки и дату начала ее начисления.
Приказ подписывается представителем нанимателя, и служащий ознакамливается с ним под подпись. Копия приказа направляется в финансовое подразделение государственного органа для начисления и выплаты надбавки за выслугу лет.