Учреждения, в отличие от коммерческих организаций, обязаны иметь печать. Правила ее изготовления, применения и формат зависят от наличия на ней изображения, например, Государственного герба Российской Федерации. Неправомерное использование таких гербов влечет административную ответственность.
Содержание печати учреждения должно включать его полное наименование на русском языке. Федеральным законодательством могут быть установлены дополнительные требования к печати учреждения. Так, на печатях федеральных органов власти, иных государственных органов и государственных учреждений, наделенных государственно-властными полномочиями, обязательно наличие Государственного герба РФ. В таких случаях рекомендуется руководствоваться ГОСТ Р 51511-2001. Информация о печати с Государственным гербом РФ обычно указывается в уставе учреждения. Если учреждение, не имеющее права использовать Государственный герб РФ, разместит его на своей печати, это будет являться административным правонарушением, предусмотренным статьей 17.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Региональными и муниципальными правовыми актами также может быть предусмотрено размещение герба субъекта РФ или муниципального образования на печатях государственных и муниципальных учреждений соответственно. В подобных ситуациях приоритет отдается Закону о некоммерческих организациях как акту большей юридической силы и более поздней даты принятия. За неправомерное использование герба субъекта РФ может быть установлена ответственность в законах субъектов РФ, как, например, в статье 14.4 Кодекса об административных правонарушениях города Москвы.
Законодательством не установлено обязательное требование о регистрации печати учреждения. В период с 1998 по 2005 год в Москве требовалась регистрация печатей всех организаций в Московской регистрационной палате. В настоящее время данная процедура отменена, поскольку соответствующие нормативные акты утратили силу, а функции регистрационных палат переданы федеральным органам власти. Предлагаемая некоторыми организациями регистрация печатей носит добровольный характер и не имеет юридических последствий.
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 предусматривало разработку порядка хранения, использования и уничтожения печатей, содержащих Государственный герб РФ, однако такой порядок до сих пор не разработан. Государственные органы и учреждения, осуществляющие властные полномочия, разрабатывают собственные внутренние инструкции по указанным вопросам, например, инструкции для федеральных судов общей юрисдикции, федеральных арбитражных судов, а также для филиалов ППК "Роскадастр" по Москве. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления также принимают инструкции, касающиеся печатей с гербом субъекта РФ и муниципального образования.
Рекомендуется разработать положение или инструкцию, регламентирующую порядок изготовления, учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в вашем учреждении. Это позволит предотвратить их несанкционированное использование.