Приемка товаров, работ и услуг по контракту осуществляется в соответствии с условиями контракта и Федеральным законом N 44-ФЗ. При исполнении контрактов, заключенных по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, применяется электронная приемка (приемка в ЕИС).

Для проверки соответствия поставляемого товара (работ, услуг) условиям контракта необходимо провести экспертизу. Экспертизу можно организовать силами заказчика или привлечь сторонних экспертов (экспертные организации). Дополнительно может быть создана приемочная комиссия.

По общему правилу приемка оформляется актом (документом о приемке). В случае несоответствия товара (работы, услуги) требованиям контракта направляется мотивированный отказ поставщику.

Информация о приемке поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) с приложением документа о приемке направляется в реестр контрактов.

1. Экспертиза поставленного товара (работ, услуг)

Проведение экспертизы является обязательным для проверки соответствия поставленного товара (работ, услуг) условиям контракта (ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Экспертиза, включая проверку качества, количества и характеристик, может проводиться заказчиком или сторонними экспертами (экспертными организациями). Выбор варианта остается за заказчиком.

Правительство РФ вправе определить случаи, когда экспертиза должна проводиться исключительно сторонними экспертами (экспертными организациями) (ч. 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Для проведения экспертизы своими силами необходимо назначить приказом эксперта из числа сотрудников с соответствующей квалификацией или организовать экспертную комиссию. Результат экспертизы можно оформить отдельным документом либо отразить в документе о приемке (Письмо Минфина России от 26.10.2017 N 24-03-08/70501).

Для привлечения сторонних экспертов (экспертной организации) заключается контракт в общем порядке, предусмотренном Законом N 44-ФЗ.

Результаты внешней экспертизы оформляются в виде заключения, подписанного экспертом или уполномоченным представителем экспертной организации. Предложения, отраженные в заключении, учитываются при принятии решения о приемке или об отказе в приемке (ч. 7 ст. 41, ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

2. Формирование приемочной комиссии

Заказчик вправе сформировать приемочную комиссию для приемки результатов исполнения контракта (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Решение о необходимости комиссии принимается самостоятельно.

Создание комиссии целесообразно, когда для приемки требуется коллегиальное решение, например, при необходимости участия специалистов разного профиля, технической сложности объекта закупки или его высокой стоимости.

Для формирования комиссии издается приказ об утверждении состава комиссии. В состав комиссии включается не менее пяти человек. Комиссия правомочна, если в ее заседании участвуют не менее 50% общего числа ее членов. Полномочия члена комиссии не могут быть переданы другому лицу (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Комиссия может быть постоянно действующей или ответственной за приемку отдельных контрактов. В состав комиссии включаются специалисты соответствующего профиля, обладающие опытом или квалификацией.

Для удобства и во избежание спорных ситуаций рекомендуется разработать локальный акт, определяющий порядок работы приемочной комиссии.

3. Организация процесса приемки

При организации приемки необходимо руководствоваться порядком, установленным контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).

Необходимо подготовить помещение для приемки, обеспечить сохранность товара, работы, услуги при приемке.

Направить представителя, уполномоченного принять товар (работу, услугу), или приемочную комиссию.

В контракте следует предусмотреть порядок приемки. Например, может быть установлен следующий порядок:

В день поставки проверяется соответствие количества мест товара сведениям накладной и состояние упаковки. Подписывается накладная.

После получения товара проводится проверка количества, качества, комплектности и иных характеристик в сроки, установленные контрактом. В эти же сроки проводится экспертиза. Осмотр и проверка могут осуществляться в присутствии представителей поставщика. Если его участие не предусмотрено и выявлены расхождения, следует руководствоваться обычаями делового оборота (Методические рекомендации, доведенные Письмом Минфина России от 29.11.2024 N 02-06-06/120312, Письмо Минфина России от 14.03.2024 N 02-06-09/23030). По результатам проверки оформляется документ о приемке.

В случае отказа от поставляемого товара или его части, необходимо обеспечить его сохранность до момента вывоза поставщиком (п. 1 ст. 514 ГК РФ).

Заказчик обязан предпринять все необходимые меры для обеспечения приемки товара (п. 1 ст. 513 ГК РФ).

Если в извещение включено требование об обеспечении гарантийных обязательств, итоговый документ о приемке подписывается после предоставления такого обеспечения поставщиком (ч. 7.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

При исполнении контракта жизненного цикла документ о приемке оформляется после предоставления контрагентом обеспечения исполнения контракта в части последующего обслуживания, эксплуатации, ремонта и (или) утилизации (ч. 7.2 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Для организации электронной приемки (электронного актирования в ЕИС) и назначения ответственных лиц может быть издан соответствующий приказ.

4. Оформление приемки

При успешной приемке подписывается документ о приемке в порядке и сроки, установленные контрактом (ч. 7, 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Это относится и к отдельным этапам исполнения контракта.

В рамках одного этапа контракта можно оформить несколько документов о приемке при условии оплаты исполненного по такому этапу (Письма ФАС России от 23.05.2023 N МШ/39918/23, Минфина России от 12.05.2022 N 24-06-06/43240).

При отказе от приемки направляется мотивированный отказ поставщику (ч. 7, пп. "б" п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Несоставление акта или ненаправление мотивированного отказа влечет штраф для должностного лица заказчика (ч. 6 ст. 7.30.2 КоАП РФ).

Государственные и муниципальные учреждения при приемке товаров (работ, услуг) по контрактам, информация о которых не размещается в реестре контрактов ЕИС, должны заполнять акт (ф. 0510452) (п. 64.19 Методических указаний N 61н).

Если приемка проводилась без участия поставщика и нет претензий, утверждается акт (ф. 0510452) без подписи поставщика. Можно направить скан копии акта на электронный адрес поставщика, что будет считаться участием контрагента в оформлении акта (Методические рекомендации, доведенные Письмом Минфина России от 29.11.2024 N 02-06-06/120312, Письмо Минфина России от 25.07.2024 N 02-07-07/69598).

После утверждения акта (ф. 0510452) руководителем учреждения, его нельзя направлять поставщику для подписания (Письмо Минфина России от 14.03.2024 N 02-06-09/23030).

Если участником закупки является иностранное лицо без квалифицированного сертификата электронной подписи, документ о приемке составляется, подписывается и направляется согласно Закону N 44-ФЗ, но без использования усиленной электронной подписи и ЕИС (п. 1 ч. 77 ст. 112 Закона N 44-ФЗ).

Документы после приемки объектов капстроительства

После приемки объектов капитального строительства заказчик направляет в уполномоченные органы документы для получения заключений (разрешений) (ч. 8 ст. 110.2 Закона N 44-ФЗ).

4.1. Электронное актирование в ЕИС

Электронное актирование (электронная приемка) обязательно при исполнении контрактов, заключенных по итогам электронных процедур, а также закрытых электронных процедур (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Электронное актирование обязательно при закупках у единственного поставщика в определенных случаях (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ, Письмо Казначейства России от 05.12.2022 N 20-01-03/30540).

Поставщик формирует, подписывает электронной подписью и размещает в ЕИС документ о приемке в установленный контрактом срок. К документу могут быть приложены документы, являющиеся его неотъемлемой частью. Приоритет имеют данные документа о приемке (п. п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Подписанный контрагентом документ о приемке направляется заказчику в течение одного часа с момента размещения в ЕИС. Датой поступления документа является дата его размещения в ЕИС (п. 3 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Заказчик подписывает документ о приемке и размещает его в ЕИС или отказывается от подписания в срок, установленный контрактом, но не позднее 20 рабочих дней (п. 4 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Если создана приемочная комиссия, ее члены и заказчик совершают определенные действия в течение 20 рабочих дней (п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Документ о приемке, мотивированный отказ направляются автоматически поставщику. Поставщик вправе устранить причины отказа и направить документ повторно (п. п. 6, 7 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Датой приемки является дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Исправления вносятся путем формирования, подписания и размещения в ЕИС исправленного документа (ч. 14 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Казначейство России рекомендует два способа корректировки документов о приемке (Письмо от 08.02.2022 N 14-00-05/2543).

Необходимо назначить полномочие "Уполномоченное лицо" и установить права на подписание документов о приемке в ЕИС (Письмо Казначейства России от 28.12.2021 N 95-09-11/10-640).

Электронные счета-фактуры выставляются и получаются в соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н.

Документы, оформляемые в ходе приемки, не размещаются на официальном сайте ЕИС в определенных случаях (ч. 15 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

4.2. Бумажный акт приема-передачи

Документ составляется в соответствии с требованиями контракта и требованиями к оформлению первичных учетных документов. Необходимо учитывать требования локальных актов.

При подготовке акта можно ориентироваться на требования к содержанию электронного приемочного документа.

Документ составляется в двух экземплярах. Если создавалась комиссия, акт подписывается всеми ее членами и утверждается заказчиком. Если комиссия не создавалась, документ подписывает заказчик.

После приемки информация о ней и акт размещаются в реестре контрактов. В ряде случаев они размещаются в реестре, но не размещаются на официальном сайте (п. 13 ч. 2, ч. 5 ст. 103 Закона N 44-ФЗ).

До 31 декабря 2025 г. Правительство РФ может установить дополнительные случаи, при которых информация и документы не размещаются на официальном сайте ЕИС (п. 2 ч. 7 ст. 15 Закона N 46-ФЗ).

4.3. Отказ в приемке

Отказ в приемке осуществляется при выявлении недостатков или несоответствия характеристикам, установленным контрактом. Если несоответствие устранено поставщиком и не препятствует приемке, можно не отказываться (ч. 8 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Форма отказа законом не определена, составляется самостоятельно. Отказ должен быть мотивированным (ч. 7, пп. "б" п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Отказ оформляется в письменной форме за подписью заказчика или всех членов приемочной комиссии с последующим утверждением заказчиком. При электронном актировании оформляется с соблюдением установленной процедуры.

В мотивированном отказе указываются реквизиты контракта, характеристики, комплектность, количество непринятого товара, сведения о качестве, факт проведения экспертизы, факт наличия претензий и недостатков, сведения о неустойке, указание на возможность и срок исправления замечаний.

Отказ составляется и направляется в срок, установленный контрактом для приемки (при электронном актировании - не позднее 20 рабочих дней) (ч. 7, пп. "б" п. 4, п. 5 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

После отказа возможны два варианта действий: прием товара после устранения замечаний или расторжение контракта (ч. 9 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).

В ряде случаев расторжение контракта является обязательным (ч. 15 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).