Для организации открытого аукциона необходимо выполнить ряд подготовительных действий. Прежде всего, следует установить соответствующие требования в положении о закупке и внести планируемый аукцион в план закупок. Также требуется сформировать комиссию, ответственную за выбор поставщика, подрядчика или исполнителя. После этого необходимо подготовить и опубликовать в Единой информационной системе (ЕИС) извещение о проведении аукциона, сопутствующую документацию и проект договора.
Процесс проведения открытого аукциона включает в себя прием заявок от участников, их рассмотрение, проведение торгов с целью снижения цены и, наконец, определение победителя, с которым будет заключен договор.
Открытый аукцион является одним из конкурентных методов определения поставщика, подрядчика или исполнителя, проводимым в форме торгов. Его основная цель – выявить участника, соответствующего установленным требованиям и предложившего наименьшую цену договора. В положении о закупке заказчик определяет случаи проведения открытого аукциона, порядок его осуществления, включая этапы, а также перечень и состав необходимых документов. В положении о закупке закрепляются следующие аспекты:
Порядок определения и обоснования начальной (максимальной) цены договора, включая формулу цены, максимальное значение цены договора, а также определение и обоснование цены единицы товара, работы или услуги.
Порядок подачи заявок участниками.
Порядок внесения изменений в извещение и документацию.
Порядок подачи участниками запросов на разъяснение положений извещения и документации.
Порядок предоставления разъяснений на поступившие запросы и их размещения в ЕИС.
Перечень протоколов, составляемых при проведении аукциона, их содержание, условия формирования и порядок размещения в ЕИС.
Порядок отмены закупки и размещения соответствующего решения в ЕИС.
Возможность заключения нескольких договоров с разными участниками по итогам одного аукциона.
Порядок оценки заявок, если это предусмотрено. Как правило, оценка заявок при открытом аукционе не проводится, поскольку приоритетом является цена, а не условия исполнения договора.
Право заказчика установить требование об обеспечении заявки при начальной (максимальной) цене договора свыше 5 миллионов рублей.
Иные сведения, предусмотренные законодательством.
Если положение о закупке не содержит указанной информации, проведение аукциона может быть оспорено. Недопустимо проводить закупку, не включенную в план закупок, размещенный в ЕИС, и заключать договор по ее результатам. Внесение изменений в план закупок позволяет провести открытый аукцион не ранее дня их размещения в ЕИС. Отсутствие таких изменений в ЕИС также может быть оспорено.
Заказчик обязан создать комиссию по закупкам для определения поставщика, подрядчика или исполнителя.
Открытый аукцион не проводится в следующих случаях:
Если закупка осуществляется только среди субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, а также самозанятых.
Если предмет закупки входит в перечень товаров, работ, услуг, которые должны закупаться в электронной форме.
Проведение открытого аукциона в указанных ситуациях может повлечь за собой наложение штрафов.
При подготовке извещения о проведении открытого аукциона заказчик формирует извещение, прилагает к нему документацию и проект договора. Сведения в извещении должны соответствовать данным документации. Извещение должно содержать:
Сведения о заказчике: наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты и контактный телефон.
Сведения о предмете договора и его условиях: количество товара, объем работы или услуги, краткое описание предмета закупки, место поставки, выполнения или оказания, а также начальная (максимальная) цена договора или формула цены, максимальное значение цены договора, цена единицы товара, работы, услуги и максимальное значение цены договора.
Сведения о закупке: способ закупки, даты и время начала и окончания срока подачи заявок, порядок подачи заявок, порядок подведения итогов аукциона и каждого этапа, срок, место и порядок предоставления документации, включая порядок и сроки внесения платы за ее предоставление (если применимо).
Требование об обеспечении заявки, если оно предусмотрено и начальная (максимальная) цена договора превышает 5 миллионов рублей, с указанием размера обеспечения (не более 5% от начальной (максимальной) цены договора), порядка и срока его предоставления.
Требования об обеспечении исполнения договора: размер, порядок и срок его предоставления, основное обязательство, исполнение которого обеспечивается, и срок исполнения этого обязательства.
Иные сведения, предусмотренные положением о закупке.
Документация о проведении открытого аукциона должна включать:
Описание предмета закупки, включая требования к товарам, работам или услугам, с указанием характеристик. Указание на товарные знаки допустимо только с оговоркой "или эквивалент", за исключением предусмотренных законом случаев.
Сведения о предмете договора и его условиях: условия исполнения договора (порядок, срок и место поставки, выполнения или оказания), форма, сроки и порядок оплаты, обоснование начальной (максимальной) цены договора, цены единицы товара, работы, услуги с учетом всех расходов.
Требования к участникам закупки и их заявкам (содержание, форма, оформление и состав). Например, требование о наличии лицензии, если предмет закупки подлежит лицензированию.
Требования к описанию участниками предлагаемого товара, работы, услуги и его характеристик.
Порядок и сроки предоставления разъяснений положений документации и извещения.
Сведения об этапах открытого аукциона (если предусмотрены) и порядок подведения их итогов.
Порядок рассмотрения и отклонения заявок, включая основания для их отклонения. Необоснованное отклонение заявок может быть оспорено.
Шаг аукциона, который представляет собой сумму снижения текущего минимального ценового предложения. Закон N 223-ФЗ не устанавливает конкретных требований к размеру шага аукциона среди неограниченного круга лиц. Можно установить шаг аукциона, например, от 0,5 до 5% начальной (максимальной) цены договора.
Дата рассмотрения заявок участников и подведения итогов закупки.
Требование об отсутствии сведений об участниках закупки в реестрах недобросовестных поставщиков.
Порядок и сроки внесения изменений в извещение и документацию, а также отмены закупки.
Иные сведения, предусмотренные положением о закупке.
В документации о закупке необходимо указать единое значение начальной (максимальной) цены договора для всех участников и отметить, включает ли она НДС. Документация не должна противоречить положению о закупке, иначе аукцион может быть признан недействительным.
Проект договора для проведения открытого аукциона составляется с учетом потребностей заказчика, требований положения о закупке, извещения, документации, Закона N 223-ФЗ, Гражданского кодекса РФ, Налогового кодекса РФ и других законодательных актов. В проекте договора целесообразно предусмотреть:
Ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств.
Порядок и сроки приемки товара, работы или услуги.
Порядок предоставления и возврата обеспечения исполнения договора (если предусмотрено).
Основания и порядок расторжения договора.
Иные условия.
Извещение, документация и проект договора должны быть размещены в ЕИС не менее чем за 15 дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в аукционе.
Прием заявок на участие в открытом аукционе осуществляется в соответствии с порядком и сроком, установленными в извещении и документации. Участники имеют право подавать, отзывать и вносить изменения в свои заявки. По окончании срока подачи заявок комиссия рассматривает и оценивает их. Заявки, не соответствующие требованиям документации, отклоняются, остальные допускаются к торгам. Результаты фиксируются в протоколе, который размещается в ЕИС не позднее чем через три дня со дня его подписания. Протокол должен содержать информацию, предусмотренную законодательством и положением о закупке.
По результатам торгов определяется участник, предложивший наиболее низкую цену договора. Если цена договора снижена до нуля и проводится аукцион на право заключить договор, победителем признается лицо, предложившее наиболее высокую цену за это право. При сравнении предложений о цене договора вычеты из них не производятся. Результаты открытого аукциона отражаются в итоговом протоколе, который размещается в ЕИС не позднее чем через три дня со дня его подписания.
В случае блокировки доступа к ЕИС более чем на один рабочий день, заказчик размещает необходимую информацию на своем сайте. Информация должна быть размещена в ЕИС в течение одного рабочего дня со дня устранения неполадок.
Договор по результатам открытого аукциона может быть заключен в любой форме, предусмотренной Гражданским кодексом РФ. Как правило, договоры заключаются в простой письменной форме. Договор составляется с учетом его проекта и включает сведения об участнике-победителе, предложенной им цене и иных условиях. Договор заключается по цене, предложенной победителем, на условиях документации, независимо от применяемой им системы налогообложения.
Срок заключения договора – не ранее чем через 10 дней и не позднее чем через 20 дней с даты размещения итогового протокола. Превышение этого срока возможно при необходимости получения одобрения органа управления заказчика или рассмотрении жалобы антимонопольным органом. В таких случаях договор заключается не позднее чем через пять дней с даты получения одобрения или принятия решения антимонопольным органом.
Информация о заключенном договоре вносится в реестр договоров в течение трех рабочих дней со дня его заключения. Сведения об изменении условий договора (количество, объем, цена, сроки исполнения) вносятся в реестр договоров в течение 10 дней с момента изменения таких условий.