Для самопроверки соответствия требованиям законодательства при изменении трудовых договоров рекомендуется использовать проверочный лист Роструда (Приложение 3 к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20). Проверка включает анализ наличия письменных дополнительных соглашений при изменении условий трудового договора, соблюдение процедуры получения согласия работника на перевод (при необходимости), а также правильность оплаты периода отстранения работника, не прошедшего медосмотр не по своей вине. Выявление несоответствий требует принятия мер по их устранению в соответствии с рекомендациями. Дополнительно можно использовать онлайн-сервис Роструда "Электронный инспектор" для получения рекомендаций и образцов документов.

Процедура самопроверки соблюдения порядка и условий изменения трудового договора включает следующие этапы:

Оценка соблюдения порядка и условий изменения трудового договора каждого работника на основе вопросов проверочного листа (Приложение 3 к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20).

Ведение электронной таблицы (например, в Excel) с перечнем вопросов проверочного листа, включая вопросы о согласии работника на перевод, уведомлении об изменении условий договора, предложении вакансий и оплате времени отстранения от работы.

Оценка ответов: "да" (соблюдение требования), "нет" (наличие нарушения), "неприменимо" (отсутствие отношения к ситуации).

Анализ выявленных нарушений за весь период работы сотрудника и принятие мер по их устранению.

Запрос письменных объяснений у работников, допустивших нарушения (например, у кадровиков, если отсутствуют письменные соглашения об изменении условий трудового договора) для подтверждения добровольности принятия мер по устранению нарушений.

Для проведения самопроверки необходимы трудовые договоры и соглашения об изменении условий труда всех работников. Изменение условий трудового договора должно быть оформлено письменным соглашением (ст. 72 ТК РФ).

Дополнительно следует проверить:

Приказы (например, о переводе, отстранении от работы).

Медицинские заключения.

Документы о начислении и выплате заработной платы (расчетные листки, расчетные ведомости (форма N Т-51)).

Трудовые книжки (при ведении).

Сведения о трудовой деятельности.

Табели учета рабочего времени.

Письменные уведомления (предложения) работнику.

В случае выявления отсутствия письменного соглашения об изменении условий трудового договора, необходимо заключить такое соглашение с работником (ст. 72 ТК РФ). Датой оформления и подписания соглашения может быть текущая дата. В соглашении следует указать изменившиеся условия, причину изменений, дату вступления в силу и срок действия (при временных изменениях). Рекомендуется отразить все изменения в хронологическом порядке, если они неоднократно менялись.

При отсутствии письменного согласия (просьбы) работника на перевод, необходимо его получить (ст. 72, 72.1, 72.2, 73 ТК РФ). Исключение составляют случаи, когда согласие не требуется (например, перевод на срок до месяца при чрезвычайных обстоятельствах). Если дополнительное соглашение к трудовому договору отсутствует, его следует составить, отразив изменения в связи с переводом, и подписать с работником.

При изменении существенных условий трудового договора по инициативе работодателя (за исключением трудовой функции) необходимо уведомить работника письменно не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Отсутствие уведомления является нарушением. Для исправления рекомендуется предложить работнику подписать дополнительное соглашение. В случае отказа работника от работы в новых условиях, необходимо предоставить ему работу на прежних условиях. Если необходимость изменения условий труда сохраняется, процедуру следует повторить в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

При изменении существенных условий трудового договора по инициативе работодателя и несогласии работника с изменениями, необходимо предложить ему подходящие вакансии или проинформировать об их отсутствии (ст. 74 ТК РФ). Отсутствие подтверждающих документов является нарушением. Рекомендуется направить работнику письменное предложение вакансий или уведомление об их отсутствии под подпись. Предлагать вакансии следует до дня увольнения. В случае увольнения без предложения вакансий, увольнение может быть признано незаконным. Если нарушение выявлено в отношении уволенного работника, рекомендуется составить акт и принять меры для предотвращения подобных нарушений в будущем.

При приостановлении специального права работника (например, водительского удостоверения) на срок до двух месяцев, необходимо отстранить его от работы, если нет подходящих вакансий (ст. 76 ТК РФ). Отсутствие предложения вакансий является нарушением. Необходимо предложить работнику подходящие вакансии. В случае согласия работника, отстранение отменяется и оформляется временный перевод. Если работник уже уволен, рекомендуется подготовить доказательства принятия мер для предотвращения нарушений в будущем.

При отстранении работника от работы из-за непрохождения обучения и проверки знаний по охране труда или обязательного медосмотра не по его вине, период отстранения оплачивается как простой (ст. 76 ТК РФ). Необходимо проверить наличие вины работника. Оплата простоя по вине работодателя производится в размере не менее 2/3 среднего заработка, а по причинам, не зависящим от сторон, - в размере не менее 2/3 тарифной ставки (оклада). В случае выявления неоплаты или неполной оплаты, необходимо выплатить причитающиеся суммы с процентами за просрочку (ст. 76, 157, 236 ТК РФ).