Для оценки соблюдения порядка предоставления времени отдыха рекомендуется использовать проверочный лист, применяемый ГИТ. Необходимо ответить на вопросы проверочного листа Роструда по форме N 7. Для этого следует подготовить следующие документы: графики отпусков, приказы о предоставлении отпуска, заявления работников (например, о переносе отпуска), правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры, табели учета рабочего времени, а также, при наличии, графики работы (например, сменности) и другие документы. В частности, в правилах внутреннего трудового распорядка, как правило, должна содержаться подробная информация об обеденном перерыве. При выявлении нарушений рекомендуется их исправить, руководствуясь представленными рекомендациями.

Дополнительно можно воспользоваться интернет-сервисом "Электронный инспектор" для самопроверки и получения рекомендаций по устранению нарушений.

Работа с проверочным листом о соблюдении требований по предоставлению времени отдыха для выявления нарушений:

Для самопроверки используется проверочный лист (Приложение 7 к Приказу Роструда от 01.02.2022 N 20) о соблюдении требований по предоставлению времени отдыха (ежегодного основного или дополнительного оплачиваемого отпуска, обеденного перерыва, ежедневного (междусменного) отдыха, выходных дней и т.д.). Необходимо ответить на все вопросы, выбрав один из вариантов ответа:

"да" (соблюдение требования закона);

"нет" (наличие нарушения);

"неприменимо" (ситуация из вопроса не относится к данной организации).

Например, вопрос N 20.1 об утверждении перечня работ, на которых обеденный перерыв не предоставляется, может быть неприменим, если такие работы отсутствуют.

Проверка проводится по каждому работнику. Проверочный лист можно использовать в бумажном или электронном виде. Для удобства обобщения информации и выявления несоответствий рекомендуется использовать электронный формат, например, таблицу в Excel. Необходимо отвечать честно и внимательно проверять документы, чтобы выявить нарушения. При ответе "нет" на вопрос, необходимо по возможности исправить нарушение. Рекомендации по устранению нарушений представлены ниже.

Дополнительно для самоконтроля можно использовать сервис Роструда "Электронный инспектор" - https://онлайнинспекция.рф/inspector. Система может предложить рекомендации по устранению нарушений, выявленных по результатам ответов.

Выявление и исправление нарушений требований по предоставлению ежегодного основного оплачиваемого отпуска:

Проверочный лист помогает определить соблюдение порядка предоставления основного отпуска. Необходимо проверить:

предоставление основного отпуска несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, ежегодно;

предоставление отпусков работникам в течение двух лет подряд (за исключением указанных выше категорий);

предоставление отпусков с сохранением места работы (должности) и среднего заработка;

своевременность выплаты отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска);

предоставление отпусков в соответствии с графиком;

своевременность утверждения графика (не позднее чем за две недели до начала календарного года) и соблюдение порядка его утверждения.

Для выявления нарушений необходимо внимательно изучить графики отпусков, приказы о предоставлении отпуска, заявления работников и другие документы. При ответе "нет" на вопрос, фиксируется нарушение (в проверочном листе указана ссылка на статью закона). Его необходимо исправить, если это возможно. Для вопросов N 1 и 8 допускается ответ "неприменимо", если отсутствуют работники соответствующих категорий.

Действия при обнаружении факта непредоставления основного отпуска несовершеннолетнему или "вреднику" ежегодно:

Несовершеннолетним работникам и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, основной оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Необходимо проверить, был ли хотя бы один рабочий год, когда такой работник не использовал основной отпуск. Для этого используются табели учета рабочего времени, приказы о предоставлении отпуска, личные карточки.

При выявлении нарушения (ответ "нет" на вопрос N 1 проверочного листа) исправить его не представляется возможным. Для предотвращения нарушений в текущем рабочем году необходимо предоставить работнику отпуск до конца года. Рекомендуется предоставить неиспользованные отпуска за прошлые периоды в текущем году, согласовав это с работником.

Если отпуск не запланирован в графике, его необходимо запланировать на текущий рабочий год. Рекомендуется включить в график также неиспользованные отпуска за предыдущие периоды. Ознакомить работника с графиком под подпись. В этом случае работник обязан будет пойти в отпуск. Не следует переносить отпуск на другой рабочий год, даже при наличии уважительной причины. Если работник настаивает, необходимо объяснить ему обязанность ежегодного предоставления отпуска (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Если работник устроился после утверждения графика, можно дополнить график его отпуском или предложить ему написать заявление на отпуск (ч. 4 ст. 122, ч. 1, 2 ст. 123, ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Действия, если работник не был в основном оплачиваемом отпуске два года подряд:

Запрещено непредоставление основного оплачиваемого отпуска работнику два года подряд (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Исключение составляют несовершеннолетние и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, которым отпуск должен предоставляться ежегодно. Необходимо проверить документы о предоставлении отпуска: табели учета рабочего времени, приказы о предоставлении отпуска, личные карточки. Выяснить, подавал ли работник заявление о предоставлении отпуска на даты, отличные от установленных в графике отпусков.

При обнаружении факта непредоставления отпуска в текущем и прошлом рабочих годах, необходимо отправить работника в отпуск до конца текущего рабочего года. Запланировать основной отпуск работника на его текущий рабочий год в графике отпусков. Если график утвержден без учета отпуска этого работника, дополнить график. Ознакомить работника с графиком под подпись. В этом случае работник обязан будет пойти в отпуск, даже если не хочет. При планировании даты учесть пожелания работника, если отпуск полагается ему в удобное для него время. Не переносить отпуск на другой рабочий год, даже при наличии уважительной причины. Если работник настаивает, объяснить ему, что закон запрещает не ходить в отпуск два года подряд (ч. 1, 2, 4 ст. 123, ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Если в графике запланирован отпуск за один рабочий год, а вы хотите предоставить неиспользованные отпуска за прошлые периоды, можно составить уведомление с предложением о том, чтобы работник сделал отметку о согласии или несогласии. Если он согласится, оформить отпуск.

Исправление нарушения срока выплаты отпускных:

При выплате отпускных с опозданием (не за три календарных дня до начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска) нарушается требование ч. 9 ст. 136 ТК РФ. Это можно выявить, сверив приказ о предоставлении отпуска, табель учета рабочего времени и расчетный листок. Исправить данное нарушение не получится. Необходимо выплатить работнику компенсацию в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от суммы отпускных, не перечисленных в срок, за каждый день задержки. Выплатить компенсацию в большем размере, если это предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Это необходимо сделать независимо от вины (ч. 9 ст. 136, ст. 236 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1).

Выявление и исправление нарушений требований по предоставлению ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска:

Проверочный лист помогает определить соблюдение порядка предоставления дополнительного отпуска. Необходимо проверить:

предоставление работнику дополнительного отпуска (если он ему полагается);

ежегодность предоставления;

замену денежной компенсацией.

При работе с вопросами N 14 - 18 проверочного листа необходимо выбрать один из вариантов ответа: "да" - выполнено требование закона, "нет" - нарушение, "неприменимо" - вопрос не относится к данной организации. Например, если работнику не установлен ненормированный рабочий день, в ответе на вопрос N 14.2 отметить "неприменимо".

Для самопроверки потребуются следующие документы:

правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);

трудовые договоры работников и допсоглашения к ним;

карты специальной оценки условий труда (СОУТ);

графики отпусков;

приказы о предоставлении основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, их переносе;

заявления работников.

Если работникам (например, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, с особым характером работы либо ненормированным рабочим днем) не предоставлялись ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, это нарушение нужно исправить. Проверить, был ли работник в таком отпуске в текущем рабочем году. Если не был, отправить его в отпуск.

В рассматриваемой ситуации отпуск можно предоставить, например, так. Попросить работника написать заявление о предоставлении отпуска или запланировать его на текущий рабочий год в графике отпусков. Если вы уже утвердили график без учета отпуска этого работника, дополните его соответствующими сведениями. Ознакомьте работника с графиком отпусков (дополнением к нему) под подпись. Он обязан будет пойти в отпуск, даже если не хочет (ч. 2 ст. 21, ч. 2 ст. 22, ч. 1, 2 ст. 123, ч. 1 ст. 189 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.08.2012 N ПГ/5883-6-1).

Учтите, что исправить подобное нарушение в отношении прошлых рабочих периодов не получится. Если вы предоставляли такой отпуск работнику не каждый год, постарайтесь до конца рабочего года отправить его в отпуск, следуя предложенному алгоритму.

Выявление и исправление нарушений требований по предоставлению обеденных перерывов:

Для проверки правильности предоставления обеденного перерыва необходимо проверить ПВТР. Также следует учитывать трудовой договор работника, если у него режим работы отличается от указанного в ПВТР, а также если организация является микропредприятием или некоммерческой организацией и отказалась от ПВТР. Необходимо убедиться, что указана не только информация о предоставлении перерыва для отдыха и питания, но и его продолжительность (не менее 30 минут и не более двух часов), время начала и окончания. Перерыв может не предоставляться при рабочем дне менее четырех часов. В этом случае в одном из перечисленных документов должна быть соответствующая оговорка. Если все соответствует требованиям, можно ответить "да" на вопрос N 19. В случае, когда по условиям работы обеденный перерыв предоставить невозможно, необходимо указать "неприменимо".

Если у работника гибкий график работы или график сменности, необходимо проверить и их.

При выявлении нарушений в указанных документах, рекомендуется их исправить. Например, если обеденный перерыв не зафиксирован или зафиксирован неправильно в ПВТР, внести в них изменения. Если обеденный перерыв должен быть указан в трудовом договоре, оформить допсоглашение к нему. Подход аналогичен исправлению нарушений режима рабочего времени.

Если в документах все в порядке, но работники трудятся во время перерыва, рекомендуется провести с ними беседу о необходимости соблюдать режим рабочего времени и времени отдыха. Предупредить работников о том, что его несоблюдение является нарушением дисциплины труда.

Рекомендуется проверить табели учета рабочего времени и данные электронной системы, если она используется для контроля доступа на рабочие места. Проверить соответствие количества рабочего времени установленным нормам.

Выявление и исправление нарушения, когда обеденный перерыв не предоставляется по условиям работы:

Если у организации есть работники, которым по условиям производства (работы) невозможно предоставить обеденный перерыв и которые принимают пищу и отдыхают в рабочее время, в ПВТР должны быть зафиксированы перечень таких работ и места для отдыха и приема пищи (ч. 3 ст. 108 ТК РФ). Вопрос N 20 проверочного листа касается обеспечения возможности отдыха и приема пищи в рабочее время на данных работах, а вопрос N 20.1 - установления в ПВТР указанного перечня работ и мест для отдыха и приема пищи.

При наличии таких работ и ответе "нет" на вопрос N 20.1, необходимо внести изменения в ПВТР, дополнив их необходимыми сведениями. Рекомендуется действовать как при дополнении их условием о режиме рабочего времени в организации.

Если у работника режим работы и отдыха не такой, как в ПВТР, а также если у вас микропредприятие или некоммерческая организация и вы с учетом ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ отказались от ПВТР, соответствующие сведения нужно внести в трудовой договор.

При определении мест для приема пищи следует учитывать санитарные нормы. Например, на предприятиях общественного питания следует предусмотреть для работников (при численности до 30 человек в смену) комнату приема пищи. Ее нужно оборудовать, в частности, умывальником, стационарным кипятильником, холодильником. Площадь комнаты будет зависеть, в частности, от количества работников в смену (п. п. 5.51, 5.52 СП 44.13330.2011 "Актуализированная редакция СНиП 2.09.04-87").

Также следует проверить, возможно, указания о местах приема пищи есть в специальных нормативных актах для вашей сферы деятельности.

Выявление и исправление нарушений требований по предоставлению ежедневного (междусменного) отдыха:

Необходимо предоставлять работникам ежедневный (междусменный) отдых такой продолжительности, которая установлена режимом работы и отдыха в ПВТР либо в трудовом договоре, если у работника режим не как в ПВТР, а также если у вас микропредприятие или некоммерческая организация и вы отказались от ПВТР (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ). Кроме того, продолжительность такого отдыха должна соответствовать нормативным документам об особенностях режима работы и отдыха (если они есть). Например, у водителей автомобилей такой отдых вместе с обеденным перерывом должен быть как минимум вдвое больше, чем предшествующий рабочий день (п. 18 Особенностей условий труда водителей, утвержденных Приказом Минтранса России от 16.10.2020 N 424). Об этом вопрос N 21 проверочного листа.

Под ежедневным (междусменным) отдыхом понимается время отдыха между рабочими днями (сменами) среди недели. Для выявления нарушений, кроме ПВТР (трудового договора работника) нужно проверить документы по учету рабочего времени (обычно это табели), графики работы (если есть, например скользящий, график сменности, гибкий). По ним можно выявить нарушения режима работы, из-за которых у работника сокращается продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха. Например, можно выявить, что работник отработал две смены подряд (что запрещено - за некоторым исключением) или вместо установленных восьми часов работал десять, хотя сверхурочно не привлекался и ненормированный рабочий день ему не установлен (то есть без законных оснований, с нарушением, в частности, ст. 97 ТК РФ).

Внимательно проверить эти документы. Если есть несоответствие, рекомендуется их исправить. Как это сделать, расскажем ниже.

Действия при наличии нарушений требований по предоставлению ежедневного (междусменного) отдыха:

При выявлении нарушения рекомендуется его исправить. Например, если график работы не соответствует ПВТР (трудовому договору), внести изменения в график работы. Если обнаружили ошибку в табеле (например, не отметили там сверхурочную работу), исправить его, например, оформив корректирующий табель. Если вообще не зафиксировали или неправильно зафиксировали режим работы и отдыха в ПВТР, внесите в них изменения. А если он должен быть указан в трудовом договоре, оформите допсоглашение к нему. Подход такой же, как при исправлении нарушений режима рабочего времени.

Не всякое нарушение получится устранить (например, если работник уже отработал две смены подряд в нарушение запрета и этот случай не относится к исключениям, предусмотренным ТК РФ). Поэтому дополнительно рекомендуется запросить у ответственного работника письменные объяснения о причинах несоблюдения требований по предоставлению работнику ежедневного (междусменного) отдыха. Можете его привлечь к дисциплинарной ответственности при наличии оснований и с соблюдением установленной процедуры. Храните эти документы. Они помогут обосновать, почему было допущено нарушение, и подтвердить, что вы самостоятельно и добровольно предприняли необходимые действия для его исправления.

Выявление и исправление нарушений требований по предоставлению выходных дней:

Для выявления нарушений по вопросу N 22 проверочного листа необходимо учитывать следующие требования (абз. 6 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ст. ст. 110, 111 ТК РФ):

выходные дни и их чередование с рабочими днями должно быть определено в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, если у работника режим работы не такой, как в ПВТР, а также если у вас микропредприятие или некоммерческая организация и вы с учетом ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ отказались от ПВТР;

продолжительность выходных дней должна быть еженедельно не менее 42 часов непрерывно (есть редкие исключения при суммированном учете рабочего времени, а также исключения, предусмотренные ТК РФ);

общий выходной день, как правило, воскресенье (при пятидневной рабочей неделе второй выходной может быть указан также в коллективном договоре, если он есть). Предоставлять выходные каждый раз на разные дни недели допускается, если в силу производственно-технических и организационных процессов работники не могут отдыхать в одни и те же дни (например, так бывает у продавцов). Тогда должно быть прописано, что выходные предоставляются по скользящему графику (и он должен оформляться).

Если любое из этих требований не выполняется, это ответ "нет". Чтобы выявить нарушение, также проверьте графики работ (если есть, например скользящий, график сменности, гибкий), документы по учету рабочего времени (обычно это табели).

Выявленные нарушения советуем по возможности исправить. Подход такой же, как мы описывали ранее по еженедельному (междусменному) отдыху.

Какие еще нарушения можно выявить при работе с проверочным листом:

При самопроверке можно оценить, соблюдается ли требование о предоставлении отдельным категориям работников специальных перерывов для обогревания и отдыха, которые включаются в рабочее время (вопрос N 23 Приложения 7).

Указанные перерывы предоставляются, в частности:

тем, кто трудится в холодное время года на открытом воздухе или в необогреваемых производственных помещениях;

грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах.

Помещения для обогревания и отдыха должны быть оборудованы (ч. 2 ст. 109 ТК РФ).

При непредоставлении работникам таких перерывов нарушается ч. 2 ст. 109 ТК РФ.