Договор безвозмездного пользования автомобилем составляется по общим правилам для договоров данного типа. Необходимо согласовать существенные условия, определяющие предмет договора. В частности, следует указать марку, модель, идентификационный номер (VIN) и регистрационный знак (номер) автомобиля, рекомендуется использовать данные из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации. Важно детально описать состояние автомобиля на момент передачи, включая имеющиеся повреждения, а также перечислить дополнительное оборудование (например, видеорегистратор, противоугонная система), инструменты и принадлежности, передаваемые вместе с автомобилем (например, запасное колесо). Это поможет избежать разногласий при передаче и возврате транспортного средства.

Следует определить перечень передаваемых с автомобилем документов, обычно включающий свидетельство о регистрации ТС, сервисную книжку и руководство по эксплуатации.

Рекомендуется также согласовать следующие условия:

Срок действия договора.

Условия использования автомобиля.

Порядок предоставления и возврата автомобиля.

Ответственность сторон.

Условия изменения и расторжения договора.

Момент заключения договора.

Сторону, ответственную за страхование по ОСАГО и, при необходимости, по каско. Если срок договора превышает один год, целесообразно возложить эту обязанность на ссудополучателя.

Условие, поясняющее интерес ссудодателя в заключении безвозмездного договора, если его стороны – коммерческие организации. Это необходимо, поскольку такой договор не является типичным и может вызвать вопросы со стороны контролирующих органов при отсутствии экономической выгоды для ссудодателя.

Особенности составления договора безвозмездного пользования автомобилем работника (договор ссуды автомобиля работника) отсутствуют, он составляется в общем порядке. Для уточнения статуса ссудодателя как работника ссудополучателя можно включить соответствующее условие в договор, хотя это не является обязательным.

Договор безвозмездного пользования автомобилем работника позволяет, в частности, оформить правоотношения по использованию личного автомобиля работника в служебных целях. В этом случае работодатель (ссудополучатель) освобождается от обязанности выплачивать работнику (ссудодателю) компенсацию за использование и износ личного автомобиля, а также возмещать расходы, связанные с его использованием, в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации, и заключать для этого отдельное соглашение к трудовому договору. Право работодателя использовать автомобиль, в том числе передавать его для исполнения трудовых обязанностей самому работнику, будет следовать из договора безвозмездного пользования (пункт 1 статьи 689 Гражданского кодекса Российской Федерации). Вместе с тем, если иное не предусмотрено договором, работодатель обязан нести расходы на содержание автомобиля (оплачивать топливо и т.п.), а также поддерживать автомобиль в исправном состоянии, включая текущий и капитальный ремонт (статья 695 Гражданского кодекса Российской Федерации).