Протокол очередного общего собрания участников ООО (или окончания приема бюллетеней при заочном голосовании) должен быть составлен в письменной форме в течение трех рабочих дней после соответствующей даты. Ответственность за составление протокола возлагается на председателя совета директоров (при наличии) или исполнительный орган общества.
Принятие решений на заседании и состав присутствующих участников, как правило, подлежат нотариальному удостоверению, если иной способ не предусмотрен уставом или единогласным решением собрания. Важно отметить, что если собрание приняло решение об альтернативном способе подтверждения, такое решение должно быть нотариально заверено, если оно принято после 25.12.2019. Несоблюдение этого требования влечет ничтожность решения.
Протокол должен содержать следующие обязательные сведения:
Дату и время проведения заседания (или дату окончания приема бюллетеней при заочном голосовании).
Место проведения заседания или указание на проведение заседания с дистанционным участием без определения места.
Общее количество голосов участников общества.
Количество голосов участников, участвовавших в заседании (заочном голосовании), и количество голосов по каждому вопросу повестки дня.
Повестку дня.
Основные положения выступлений по вопросам повестки дня (при проведении заседания).
Результаты голосования по каждому вопросу повестки дня и принятые решения, а также вопросы, не ставившиеся на голосование. Решения по вопросам, не включенным в повестку дня, ничтожны, за исключением случаев, когда в заседании участвовали все участники.
Сведения о лицах, проводивших подсчет голосов.
Сведения о лице, подписавшем протокол.
Протокол подписывается председательствующим на заседании (при принятии решений на заседании) или лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа ООО (при заочном голосовании). Уставом может быть предусмотрен иной порядок подписания. Документ, составленный с использованием электронных или иных технических средств, подписывается УКЭП указанных лиц.
Существенное нарушение правил составления протокола, включая несоблюдение письменной формы, может привести к признанию принятых решений недействительными. Заявление о признании решения недействительным могут подать, в частности, участники, не принимавшие участия в голосовании или голосовавшие против решения, а также участники, чье волеизъявление было нарушено.