Протокол общего собрания участников ООО должен быть составлен в письменной форме или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. Он должен содержать обязательные сведения, установленные законодательством, включая повестку дня, результаты голосования по каждому вопросу и принятые решения. Решения, принятые на заседании, и состав присутствующих участников общества, как правило, подлежат нотариальному удостоверению, если иной способ не предусмотрен уставом или единогласным решением общего собрания. Однако, при заочном голосовании нотариальное удостоверение не требуется.
Протокол об итогах заседания или заочного голосования необходимо составить в течение трех рабочих дней после даты проведения заседания или даты окончания приема бюллетеней при заочном голосовании. Организацией составления протокола занимается исполнительный орган общества или председатель совета директоров, если его образование предусмотрено уставом.
Утвержденной формы протокола не существует. Протокол может быть составлен в виде электронного документа, подписанного УКЭП.
В протокол необходимо включить следующие сведения:
общее количество голосов участников общества;
количество голосов участников, участвовавших в заседании (заочном голосовании), с указанием этой информации по каждому вопросу повестки дня;
повестку дня;
результаты голосования по каждому вопросу;
принятые решения;
информацию о лицах, проводивших подсчет голосов;
информацию о лице, подписавшем протокол.
Если заседание (заочное голосование) не состоялось, необходимо указать основание. При наличии технических неполадок при использовании электронных средств, следует отразить сведения о них.
Дополнительно в протокол для заседания включаются:
дата и время проведения, а при совмещении с заочным голосованием - дата окончания приема бюллетеней;
место проведения или указание на дистанционный формат без определения места;
основные положения выступлений;
вопросы, не выносившиеся на голосование.
Для заочного голосования указывается дата окончания приема бюллетеней.
Протокол подписывается председательствующим на заседании или лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества при заочном голосовании, если уставом не предусмотрено иное.
Существенное нарушение правил составления протокола, включая отсутствие письменной формы, может привести к признанию принятых решений недействительными.
Заявление о признании решения недействительным могут подать:
участник, не участвовавший в заседании или голосовавший против решения;
участник, голосовавший за или воздержавшийся, если его волеизъявление было нарушено.