Сроки хранения документов, образующихся в ходе закупочной деятельности, определяются частью 12 статьи 3.2 Закона N 223-ФЗ и Перечнем N 236, в соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ и пунктом 4.3 Инструкции N 237.
Положения о закупке и о комиссиях по осуществлению закупок подлежат постоянному хранению (статья 217 Перечня N 236).
Договоры, заключенные по результатам закупки, хранятся в течение пяти лет. Этот срок исчисляется со дня окончания действия договора или прекращения обязательств по нему. Экспертно-проверочная комиссия имеет право отобрать договоры для постоянного хранения по истечении указанного срока (статья 225 Перечня N 236). Документы, относящиеся к договорам (расчеты, заключения, справки, переписка), также хранятся пять лет (статья 12 Перечня N 236).
Следующие документы, составленные при проведении закупки, подлежат хранению в течение трех лет (часть 12 статьи 3.2 Закона N 223-ФЗ, статьи 219 - 223, 227 - 229 Перечня N 236):
извещения о закупке;
документация о закупке, включая внесенные изменения и разъяснения;
заявки на участие в закупке;
окончательные предложения участников;
протоколы закупочных процедур;
журналы регистрации заявок;
аудиозаписи, сделанные в ходе вскрытия конвертов с заявками (при условии, что ведение таких записей предусмотрено положением о закупке);
переписка, связанная с осуществлением закупок.
Перечень N 236 и Закон N 223-ФЗ не содержат исчерпывающего перечня документов, образующихся в процессе закупок. В частности, в них не упоминается план закупок. Рекомендуется хранить все документы, подготовленные в ходе проведения закупок, в течение трех лет. Для получения разъяснений по данному вопросу рекомендуется обратиться в Росархив.
Начало срока хранения документов отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором завершено делопроизводство по ним. Срок хранения журналов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их ведения. По истечении установленных сроков хранения необходимо принять решение о продлении сроков хранения или об уничтожении документов (часть 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, пункты 4.1, 4.3, 4.11 Инструкции N 237).
Важно! Перечень N 236 распространяется на все документы, делопроизводство по которым завершено, включая документы, завершенные до 17.02.2020. Исключение составляют документы, включенные в описи дел постоянного хранения, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если эти описи и акты были утверждены до указанной даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).