В Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН) статус "архивная" присваивается записям, утратившим актуальность, в частности, при исключении объекта недвижимости из государственного кадастрового учета и прекращении связанных с ним прав, ограничений, обременений или сделок (пункты 12, 13 и 16 Порядка ведения ЕГРН). Этот статус распространяется и на весь раздел ЕГРН при его закрытии (пункт 14 Порядка).
Кроме того, статус "архивная" может быть присвоен в других случаях, предусмотренных Порядком ведения ЕГРН, например, при исключении сведений об объектах из реестра границ (пункт 85 Порядка).
Важно отметить, что если прекращение права на объект недвижимости не связано с его исключением из государственного кадастрового учета, а обусловлено иными причинами, записи присваивается статус "погашенная", а не "архивная" (пункт 13 Порядка).
Архивные сведения и записи не удаляются из ЕГРН (кадастра недвижимости и реестра прав на него). Как правило, при необходимости можно получить информацию из записей со статусом "архивная" (пункт 17 Порядка ведения ЕГРН), запросив соответствующую выписку из ЕГРН в установленном порядке.