Доверенность оформляется в письменном виде, а в определенных случаях требует нотариального удостоверения. Простая письменная доверенность должна содержать дату выдачи (отсутствие даты влечет ее недействительность), полномочия представителя, данные как представителя, так и доверителя, а также подпись доверителя. Нотариально удостоверенная доверенность, помимо указанного, должна включать свое наименование и место совершения, при этом соблюдение всех требований контролируется нотариусом.
Для отдельных видов доверенностей установлены дополнительные требования. Например, доверенность для представления в суде требует наличия печати юридического лица, если таковая имеется.
Доверенность должна быть составлена в письменной форме, в том числе в виде электронного документа. В случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, требуется нотариальное удостоверение. К таким случаям относится, например, выдача доверенности на подачу заявлений о государственной регистрации прав на недвижимое имущество. Стороны могут предусмотреть нотариальную форму доверенности в договоре, например, в агентском договоре.
При желании доверенность может быть удостоверена нотариусом даже при отсутствии законных оснований для этого. Это может быть целесообразно, например, при наличии права передоверия, поскольку доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, подлежит обязательному нотариальному удостоверению. Нотариус может приостановить удостоверение доверенности в порядке передоверия на месяц для проверки достоверности основной доверенности, если она совершена в простой письменной форме, но не будет приостанавливать удостоверение нотариально удостоверенной доверенности.
В доверенности обязательно указывается дата ее выдачи. Отсутствие даты делает доверенность недействительной и не влечет никаких последствий, кроме этого. Такая доверенность не наделяет представителя полномочиями, а действия, совершенные представителем по недействительной доверенности, считаются совершенными лично им, если доверитель не одобрит эти действия.
Доверенность должна содержать сведения о представителе и доверителе, позволяющие однозначно идентифицировать обе стороны. Для доверенностей, удостоверяемых нотариусом, перечень необходимых сведений установлен методическими рекомендациями. Для юридических лиц указывается полное наименование, адрес, местонахождение и регистрационный номер (ОГРН, ИНН). Для физических лиц – Ф.И.О. и место жительства, рекомендуется также указывать дату и место рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (паспорт), и другие индивидуализирующие данные (СНИЛС). Для простой письменной доверенности закон не устанавливает обязательный перечень данных, однако четкая идентификация сторон предотвращает споры о полномочиях. Для юридических лиц рекомендуется указывать Ф.И.О. и должность подписанта, а также документ, подтверждающий его полномочия. Для физических лиц достаточно Ф.И.О., места жительства и паспортных данных.
Если доверенность выдается от нескольких доверителей или нескольким представителям, необходимо указать данные каждого из них.
Указание должности представителя в доверенности не требуется, но и не запрещено. Указание должности может быть необходимо в доверенностях, предусматривающих право подписания первичных учетных документов, поскольку выдача таких доверенностей допускается только лицам, работающим в организации.
Доверенность может быть выдана от нескольких доверителей, если у них есть общая цель и они решили передать свои полномочия одному представителю. Это позволяет избежать выдачи нескольких доверенностей. Например, несколько потерпевших могут поручить одному лицу представлять их интересы для взыскания убытков.
Полномочия представителя должны быть четко определены в доверенности, поскольку они составляют ее суть. Достаточно указать, что именно вправе делать представитель: подписывать документы, направлять корреспонденцию, вести переговоры и т.д. Однако для некоторых доверенностей существуют специальные правила. Например, в судебной доверенности полномочия могут быть описаны широко, но отдельные полномочия, такие как право подписи искового заявления в арбитражном суде, должны быть оговорены отдельно.
Если доверенность выдана нескольким представителям, необходимо указать, должны ли они совершать действия совместно или каждый из них имеет полномочия независимо.
Хотя указание срока действия доверенности необязательно, обычно его указывают. Срок зависит от усмотрения доверителя и характера полномочий представителя. В некоторых случаях целесообразно ограничить срок действия неделями или днями, например, при совершении конкретного юридического действия. Доверенность без указания срока действия считается выданной на год. Нотариальная доверенность без указания срока, по которой представитель действует за границей, сохраняет силу до ее отмены доверителем.
Если доверитель планирует или допускает передоверие полномочий представителем другим лицам, необходимо предусмотреть это в доверенности. В противном случае представитель должен действовать лично, а если представитель является организацией, то представлять доверителя по доверенности сможет только ее единоличный исполнительный орган. Доверитель может ограничить право на передоверие, указав круг лиц, которым представитель может передоверить полномочия, или конкретные полномочия, которые могут быть передоверены. Последующее передоверие допускается только при наличии прямого указания на это в первоначальной доверенности.
При выдаче доверенности от юридического лица с правом передоверия необходимо включить в доверенность соответствующее положение, а также предусмотреть возможные ограничения, например, ограничение круга лиц, которым может быть передоверено полномочие, или количество передоверий.
Доверенность должна быть подписана руководителем доверителя или иным лицом, имеющим на это право. Доверенность на бумажном носителе подписывается собственноручно, а электронная доверенность – электронной подписью.
В большинстве случаев печать на доверенности не требуется, даже если она есть у юридического лица. Однако требование о проставлении печати может быть установлено законом или иным нормативным актом. Отсутствие печати при ее обязательности может повлечь последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Например, печать ставится на судебные доверенности, и ее отсутствие может привести к тому, что суд не допустит представителя к участию в процессе.