Акционерное общество не обязано создавать выписки из протоколов заседаний совета директоров, однако действующее законодательство не препятствует их составлению. Рекомендуется составлять выписку в случае необходимости предоставления информации по конкретным вопросам, зафиксированным в протоколе. В иных ситуациях достаточно предоставить акционеру заверенную директором копию протокола.
При составлении выписки необходимо оформить ее в письменном виде и включить следующие сведения, запрошенные акционером:
информацию об обществе (полное наименование, ОГРН, ИНН, местонахождение и адрес);
данные о заседании, в отношении которого запрашивается выписка (дата, время и место проведения очного заседания; для заочного – дата окончания приема документов, содержащих сведения о голосовании);
вид заседания (очное или заочное), наличие кворума для принятия решений по вопросам повестки дня, указанным в запросе акционера, номер протокола и дату его составления;
перечень лиц, принимавших участие в заседании (например, члены совета директоров, директор);
вопросы повестки дня и принятые по ним решения (в случае запроса информации по конкретному вопросу – только по нему);
сведения о председателе и секретаре заседания;
данные о лицах, осуществлявших подсчет голосов (обычно председатель и/или секретарь, с указанием Ф.И.О.).
Выписка должна быть заверена подписью директора и печатью общества (при наличии).
В случае непредоставления копии протокола акционеру по причине его отсутствия, общество может быть подвергнуто штрафу в размере от 200 000 до 300 000 рублей. При уплате штрафа в течение 20 дней с даты вынесения постановления, при отсутствии отсрочки или рассрочки исполнения, размер штрафа может быть уменьшен до половины суммы.